2009年4月3日星期五

電腦玩物

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FileHamster 免費綠色「檔案回溯」軟體教學，輕鬆救回好幾天前文件舊版本

Posted: 03 Apr 2009 12:14 AM PDT

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這是上個月在小眾軟件看到的一個非常棒的免費、免安裝軟體：「FileHamster - 自动保存文件历史修改版本」，基本上 FileHamster 是一個具有自動備份功能的工具，它可以在你指定監控的檔案每次有變更儲存時，就幫你「備份」這次修改的檔案版本；也就是說假設當你的同一份Word文件被不同的人、在不同時間編輯了A、B、C三次修訂，那麼你就可以透過 FileHamster 獲得A、B、C三種版本的檔案歷史紀錄，當然更可以找回當初你自己編輯的原始文件版本！或許很多進行專案開發的工作者會使用更專業的類似工具，但是 FileHamster 卻可以讓一般家庭用戶也能輕鬆上手的完成自動化檔案歷史回溯工作。

FileHamster可以如何應用呢？就像上個禮拜電腦玩物的網頁模版出了問題（結果後來我整個砍掉重練），雖然每次要修改版面之前我都會下載模版的HTML檔案備份，但是因為太過懶惰，所以每次備份時都直接覆蓋前一次的備份，如此一來其實就變成我只擁有「最新一次」的網頁版面備份而已，結果就是當我發現最近一次的備份回復無法解決錯誤問題，想要去回復到「更早之前的版本」時完全束手無策，而假設我之前就開始使用「FileHamster」，並且讓它監控我那個模版檔案的變更，那麼就算我每次都覆蓋在同一個檔案上，也可以透過 FileHamster 去找回每次修改的不同檔案版本了！

上面這個是我自己經歷的比較極端的例子，其它像是我們平常在編輯某個重要文件時，如果你想要保存每次編輯的備份檔？還是你在修改圖片、音樂等等更難以回復的檔案時，想要保存每次編修作業的備份記錄？或者你和許多人共用一台電腦，還是共同在編寫一份文件，你無法掌控所有人的編輯內容，所以你想要儲存每次編修後的備份記錄，這樣不管是誰動到你的檔案，你都有辦法回復？上面這些日常生活中更可能遇到的問題，都可以簡單的透過「FileHamster（檔案小倉鼠）」幫你解決。

 

  • FileHamster 老實還是伶俐的備份小幫手？

Hamster是倉鼠的意思，我沒有養過，望名生義的瞎猜，倉鼠大概是一種很會儲藏食物的老鼠吧XD，所以FileHamster大概是說這個軟體可以像倉鼠一樣很聰明伶俐的幫你隨時備份檔案的每一個新舊版本！FileHamster有安裝版與免安裝版，看用戶的喜好與需求來安裝；另外FileHamster也有區分免費版和付費版，而我當然是推薦、介紹它的免費版本，雖然免費版有些功能無法使用，但是對於一般用戶（例如我）來說，已經很足夠了。

FileHamster的原理一點都不難，說穿了你可能還會覺得居然是這麼笨拙的方法：FileHamster其實就只是當你每次進行檔案儲存（編輯後儲存）、覆蓋（複製檔案並覆蓋原檔案）等等有「修改」檔案內容的動作時，會幫你「直接備份」一個檔案副本在FileHamster的專屬備份資料夾中。是的！「直接備份」的意思就是沒有壓縮、沒有改變格式，也不是遞增型的備份，而是「老老實實」的在備份資料夾中增加另外一個同樣的檔案！！假設說你要FileHamster監控某個A檔案的變更，你後續編輯儲存了100次這個A檔案，那麼你的FileHamster備份資料夾中就會100個不同歷史版本的完整A檔案，而如果一個A檔案容量有10MB，你的備份資料夾就需要1000MB的空間來儲存備份資料！

所以使用FileHamster有一些限制，例如FileHamster完全不適合做整個硬碟的監控，它只適合專案式的監控特定資料夾，甚至特定的某個檔案。另外除非你的硬碟空間足夠，否則FileHamster也不太適合過大檔案（例如影片）的版本備份監控，它比較適合一些文書型文件、不會很大的圖檔、音樂編輯時的版本備份。還有就是實際使用的時候，不要肆無忌憚的放任歷史備份檔一直保存，有時候要適度的去清除已經不需要的備份記錄。

不過，即使有上述限制也不會影響FileHamster是個好工具的事實，因為只要了解這些限制，找對使用FileHamster的方法，那麼這確實是一個可以幫助你以防萬一、協調工作的免費好軟體。

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  • 建立一個新的FileHamster儲藏室（Library）：

FileHamster本質是「備份軟體」，所以當第一次你安裝（或免安裝）執行後，會跳出精靈視窗帶你建立檔案版本的備份儲藏室。

首先你會需要選擇一個「Library Location（儲藏室位置）」，你可以自由決定這個備份專用資料夾要放在磁碟的哪個位置，以後在這個「Library儲藏室」中建立的監控專案，包含專案設定、專案資料與備份下來的檔案全部都會儲藏在這裡。

還有提醒使用免安裝的朋友注意，如果你想要隨身攜帶使用FileHamster的話，也可以考慮把Library的位置設置在隨身碟（但你的隨身碟容量要足以儲存你需要的備份檔），因為這個Library是可以移動攜帶、替換使用的。

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接下來的「Library display name」是要你自訂一個儲藏室的名稱，然後持續按〔Next〕就設定完成了。以後你可以在FileHamster主程式左上方的【File】－【Add Backup library】，持續建立不同的Library儲藏室。

Library是FileHamster的主體，你可以把Library想像成是在你的硬碟中打造很多個儲藏室，每個儲藏室裡面存放你自己後續設定監控的檔案歷史版本。因為包含各種專案設定資料也都保存在Library儲藏室中，所以建議你可以把Library設定在非系統碟，例如D槽、E槽，這樣即使C槽重灌，你重新安裝FileHamster，只要把儲藏室指定到之前的位置上，就可以馬上回復之前的監控設定與狀態喔！

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我們來看看「Library儲藏室」到底長什麼樣子？我按照FileHamster的預設值，把儲藏室設定在「C:\FH.Backup」，進到這個資料夾，你可以看到一些監控專案的設定檔資料，還有就是之前備份下載的各種檔案。再強調一次，這個「Library」是可以搬移、備份、二次利用的，所以不管系統重灌或損壞，只要「Library」還在，你都可以用FileHamster快速回復之前狀態。

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  • 建立檔案版本的即時監控備份任務：

建立好你的Library儲藏室後，你可以在每個儲藏室底下增加不同的「監控任務」。監控時當然FileHamster必須常駐執行才能夠進行即時備份，當FileHamster常駐時大約佔用40-50MB記憶體，以現在的標準和它的功能來說不算是很耗資源的軟體，執行時也很順暢。

新增Library後，你就可以在主程式的畫面中看到它，在其上點擊滑鼠右鍵，可以看到功能選單的開頭三個項目，功能分別是：

  • Add File watch：增加「某一個」特定檔案的監控任務。
  • Add Directory watch：增加某處「資料夾」的監控任務，可以監控子資料夾。
  • Add Auto watch：增加預設監控任務，例如監控「我的文件夾」，這個功能只有付費版能用，但其實感覺也沒有很必要（要監控「我的文件夾」用Add Directory watch來手動完成就好啦）。

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假設選擇【Add Directory watch】，接著就會出現要你選擇目標資料夾的對話盒，你可以選擇任何一個想要監控的資料夾，如果想要監控不同的資料夾或檔案，只要重複之前的步驟去增加新的監控任務即可（同一個Library儲藏室底下可以有多個watch監控任務）。

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當你確認要監控某個資料夾後，FileHamster會彈出一個對話盒問你是要：

  • Watch Everything：監控資料夾底下的所有檔案或子資料夾。
  • Watch this type or pattern：監控特定的檔案格式，例如你可以輸入「*.txt, *.doc」，就可以只監控純文字文件和word檔案。
  • Ask me as I go：這個就是會彈出一個檔案選擇對話盒，讓你手動勾選要監控資料夾中的那些檔案。

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不過即使你選擇「Watch Everything」，也還是會彈出確認檔案監控的對話盒，你只要在這邊勾選想要監控的資料夾或檔案即可。

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很快的你就可以設定完一個新的檔案版本監控任務了。這時候你可以在FileHamster主畫面中看到正在被監控的資料夾與檔案，並用樹狀檢視器查看每個檔案的「版本歷史紀錄」。

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  • 回溯很久前修改的檔案特定版本：

設定好儲藏室、監控任務後，FileHamster的功能就正式啟動囉！這時候那些監控的檔案如果有變更，每一次的修改版本都會被FileHamster保存下來，你只要在FileHamster的檔案樹狀檢視中，就可以看到該檔案之前的版本保存記錄。

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接著你可以用滑鼠左鍵雙擊某個歷史版本來打開它，就像打開一個檔案一樣，你可以另存新檔來救回你需要的這段舊資料。當然你也可以直接在某個版本記錄上按滑鼠右鍵，選擇【Restore】，就可以直接用舊版本來覆蓋目前的檔案狀態。

就是這麼簡單易用的功能，假設你對於檔案的編輯後悔了、或是太晚才發現某項錯誤，你都可以透過這個歷史版本備份，來回溯到檔案最初，或之前某個時間點的狀態。

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  • 新增檔案也會自動監控：

在使用FileHamster的過程中我也做了一些小實驗。例如我開始監控某個資料夾，然後才把一個新的檔案丟進資料夾中，這樣FileHamster有辦法自動監控這個新增檔案嗎？答案是可以的！所以當你設定監控資料夾後，在這個資料夾後續新增的檔案也會一併被納入監控任務。

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  • 彈性修改要監控的項目：

假設你原本是想要監控整個資料夾，但是後來反悔了，只想監控某幾個特定檔案就好？這時候只要在監控任務的資料夾上點擊滑鼠右鍵，選擇【Update Revisions】，就可以重新選擇要監控資料夾中的哪些檔案項目囉！

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  • 移除不需要的監控任務：

如果某個工作已經完成了，不需要再繼續監控相關檔案（也會浪費硬碟空間），那麼你可以在該監控任務上點擊滑鼠右鍵，選擇【Remove Watch】，就可以移除這個監控任務或項目。移除任務的同時也會進一步詢問你要不要也移除相關的備份檔案，如果選擇確定的話，就能同時清除不需要的備份記錄。

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  • 小結：

FileHamster具有免費、免安裝、簡單易用等特色，它提供了不同於一般「備份軟體」的功能，因為FileHamster可以幫你進行即時的「檔案版本」修改備份，然後讓你隨時輕鬆的把檔案「回溯」到之前的某一個版本狀態。FileHamster採取的方法比較樸實，它就是把每一次修改的檔案都留一個做備份，雖然很笨，但很有效！我們不會所有的檔案都需要監控版本修訂，我們只需要監控特定的、極少數檔案的變更歷史即可，尤其是那些我們手頭工作中的重要文件，那些我們和他人協同作業的檔案，而這時候，FileHamster確實會是一個讓大家都很容易就可以拿來使用的好幫手。
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2009年4月2日星期四

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GO Contact Sync - 同步 Outlook 与 Gmail 联系人工具

Posted: 02 Apr 2009 10:22 AM PDT

GO Contact Sync 用来同步 Outlook 与 Gmail 的联系人，让你的通讯录从此彻底生活在云端。

GO Contact Sync - Outlook 与 Gmail 联系人同步

在 GO Contact Sync 出现之前，同步 Outlook 与 Gmail 联系人最好的办法是通过手机，先让手机与 Gmail 通过网络自动同步，再用手机连接 Outlook 同步。

几天前还有人在 Group 里询问 Gmail 和 Outlook 能不能同步联系人？

GO Contact Sync 实现了 Outlook 与 Gmail 联系人的直接同步，让通讯录彻底云端。

同步很简单，填写你的 Gmail 用户名密码，随意填写 Sync Profile，如果你想同步多台电脑的 Outlook，这个 Sync Profile 需要唯一。Sync Deletion 为是否同步删除联系人。

同步选项有以下几种：

* Merge Prompt: 如果两边的联系人都更新了，弹出对话框让你选择覆盖哪一个。
* Merge Outlook Wins: 如果两边的联系人都更新了, Google 联系人信息会被覆盖掉.
* Merge Google Wins: 如果两边的联系人都更新了, Outlook 联系人信息会被覆盖掉.
* Outlook To Google Only: 只把 Outlook 的联系人更新到 Google.
* Google To Outlook Only: 只把 Google 的联系人更新到 Outlook. via

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BlockInput - 一键屏蔽鼠标键盘

Posted: 02 Apr 2009 01:25 AM PDT

BlockInput 可以在设置的时间内，一键屏蔽鼠标键盘。

BlockInput 一键屏蔽鼠标键盘 | 小众软件

小众读者的需求有时十分古怪，但想想也很合理，比如临时需要在狭小的电脑桌上干点什么什么的，而又来不及收拾正在工作的桌面，就用 BlockInput 搞定吧。

BlockInput 为 AHK 脚本，右键托盘可以设置屏蔽快捷键和屏蔽时间。

由于是鼠标键盘全部锁定，不建议设置过长时间。。。

下载(AHK 源码+EXE 文件,204KB): brsbox | 来自小众软件 | uushare | dropbox | skydrive

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Personas - 今天你的 Firefox 穿什么？

Posted: 01 Apr 2009 04:24 PM PDT

Personas 是 Mozilla Labs 推出的扩展。它的作用就是为 Firefox 换掉工具栏背景。它的口号是："今天你的浏览器穿什么？(What will your browser wear today?)"。这个扩展真是太山寨了，IE 在 N 年前就可以换掉工具栏背景了。

效果如下，不仅工具栏有背景、标签栏也有，并且标签栏变透明，状态栏也有：

Personas 今天你的 Firefox 穿什么？ | 小众软件

安装 Personas，更换主题请访问官方网站。当然，你也可以创建自己的主题。

在其选项对话框勾选"Show Custom Persona in menu"，然后点击状态栏的左边的小狐狸图标，选择"Custom Persona → Edit"，在弹出窗口里就可以编辑了。

工具栏的图片要求是 PNG 或 JPG 格式，宽度为 3000 像素，高度为 200 像素，大小小于 300 KB。状态栏的图片要求差不多，不同的是要求高度为 100 像素。
只是私用的话，像素和你的分辨率一样就行。

如果你想把自己的作品上传到 Personas 官方网站的话，请点击这里。在上传之前，建议在这个 PSD 文件里测试一下你的主题的跨平台效果。

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Tag2Find 把 Web2.0 Tag 標籤管理術帶入桌面檔案檢索

Posted: 01 Apr 2009 09:00 PM PDT

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（寫在前面：本文我曾經發表於很久之前某一期的《密技偷偷報》雜誌，暫時忘了那一期XD，不過現在貼上這篇文章到自己的部落格中，主要是因為想要聊聊標籤管理的方式，也算是為了我即將完成的EverNote3.1心得分享鋪路^^）

我想使用過電腦來管理檔案的朋友，應該都曾經碰到過類似下面的情形：一段錄製好的家庭生活影片，猶豫要將其歸檔到「生日」的資料夾好，還是歸檔到「女兒」的資料夾好，因為放進其中任何一個資料夾，就代表你以後無法在另外一個資料夾裡面找到這段影片，但是如果把影片複製成兩份，各自存在兩個資料夾中，那又實在太過耗費硬碟空間。

於是傳統的綱目式分類法必須有所改變，我們需要一種「更有彈性」、「更能表現出複合關係」、「更能體現資料多樣性」的分類方式，而「Tag標籤分類」這種發源於Web2.0網路的獨特方法便應運而生，並幫我們解決了上述問題。

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今天要介紹的Tag2Find軟體，是一個對有大量檔案管理需求的人來說，會很實用的一種檔案資料檢索工具，因為它運用了「Tag標籤分類」的方法，讓你可以快速並深入的查出你想要的內容。

Tag這種管理方法因為一些Web2.0的網路服務而受到矚目，例如Flickr網路相簿和Del.icio.us網路書籤，都利用Tag來管理其龐大的相片和網頁資料；而我們的電腦中其實一樣擁有複雜的資料檔案，既然如此，何不來學學別人成功的範例，也試試看在電腦桌面上運用「Tag標籤」的檢索方式呢？

 

  • 傳統分類V.S.新式標籤管理

Windows的檔案系統採取了樹狀的母子結構，層層堆疊，資料因此能達到某種分門別類的結構性，這是傳統的分類方式。但是就如圖一所示，分類底下的資料，被歸入分類後就受到「管制」，即使彼此之間有所關連也「無法溝通」，這導致了我們在檢索時的侷限，例如進入A分類只能找到甲資料，不可能找到乙資料，我們也不可能透過受到A分類管制的甲資料來找到丙資料。

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如果是「Tag標籤」的管理方法，則會呈現出不一樣的局面。在圖二中，我們可以看到「標籤」是一種由不同資料共用的元素，而每項資料主體可以享有多種標籤；於是當我們查找A標籤時，可以同時找到甲和乙兩種資料，然後我們發現甲資料擁有一個B標籤，於是透過B標籤我們又發現了可能相關的丙資料，資料間便透過「標籤」的方式得到了溝通連結，甲、乙、丙三種資料也同時保留了它們的獨立性與關連性。

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  • 你覺得它是？輕鬆給資料下標籤

「Tag標籤分類法」操作起來非常簡易，你只需要針對每個獨立資料去定義你覺得屬於它的標籤即可；例如關於一首歌，你可以給它加上「台語」、「抒情」、「對唱」等等標籤，如此一來以後你就可以透過這些標籤來找到這首歌，或是找到其它相關的歌曲。

使用者從頭到尾只需要做一件事：「給資料下標籤」，然後你的資料庫系統就會自己建立起來。而下標籤時記得要打破你自己傳統分類的思維，標籤分類法並不是要追求一種整齊劃一的管理（當然深入應用標籤後，就會發現還是需要某種管理，這個是更進階的問題，要實際應用後才能體會），而是要訴求有彈性、有效率的檢索。因此你其實只要問自己：「你覺得這個資料是什麼？」然後賦予這份資料多個定義，當資料庫裡被下標籤的資料多起來後，會自然形成一個俗稱為「標籤雲（Tags Cloud）」的資料系統，你便可以透過它來檢索出你的資料。

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前面講解了「Tag標籤」在管理上的優勢，而對使用者來說，只要輕鬆的下標籤，然後你的檔案就會慢慢自己形成一個體系，這種省時省力的方式，是不是很有吸引力？所以本文要介紹的「Tag2Find」，就是一個可以幫你電腦主機裡的檔案架構出標籤系統的軟體，透過本文的教學，大家趕快來更有效率的搞定自己的資料管理難題吧！

 

  • Tag2Find的安裝流程

下載軟體並進行安裝，要注意的是Tag2Find要先安裝.Net Framework 2.0，並且要在NTFS的檔案系統中才能順利執行。如果符合上述條件，就可以開始安裝軟體。 Tag2Find安裝完成後，需要先進行一些基本的設定。當你看到「Welcome」的畫面時，按下右下角的〔Next〕開始進行設定。

在「Database」的頁面中，你需要設定一個未來用於儲存標籤設定的索引庫位置。因為Tag2Find使用的是和Windows不一樣的管理方法，所以需要額外一個檔案來存放那些標籤資料。基本上不需更改設定，直接按下〔Next〕。

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接下來Tag2Find會顯示它可以追蹤的磁碟機，基本上只要是本機的磁碟都可以支援，以後你可以任意的幫這些磁碟裡的檔案下標籤。同樣的，確認資料後，直接按下〔Next〕繼續。然後Tag2Find會開始啟動它的服務，並在開機時常駐執行兩個小程序：「T2FService.exe」和「tag2find.exe」，加起來大約會佔用40MB的記憶體空間，不太會影響到電腦系統的效能。

安裝的最後一個畫面，有一段簡單的教學示範影片，第一次使用的讀者可以先花點時間觀看一下，這樣會讓你更容易上手這個小軟體。觀看完影片後，按下〔Finish〕就可以完成整個安裝過程。

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  • 立刻上手：大量檔案自動上標籤

剛安裝完Tag2Find的朋友，可能會想說，我之前不知道有這個好工具，所以一大堆已經存在的檔案根本沒有下過標籤，這樣要重新建立標籤系統不是反而很花時間嗎？別擔心，Tag2Find已經幫你想好了簡單的幫大量舊檔案加上標籤的方式。

完成安裝後，Tag2Find應該會直接跳到幫大量舊檔案自動化上標籤的畫面。在這個畫面中你可以選擇要被自動上標籤的檔案位置，例如可以勾選「My Documents」，稍後就可以自動為「我的文件」裡的檔案加Tag，決定後按下〔Next〕。

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但是在同一個磁碟或資料夾裡的檔案類型很多，並非所有的檔案你都需要建立標籤檢索。所以第二個畫面中，你可以勾選「import only selected extensions」，並繼續勾選你想幫其加上檢索標籤的副檔名，完成後按下〔Next〕。

在「Tag Suggestion Modes」中，你可以設定Tag2Find自動幫檔案上標籤的方式。例如勾選「based on parent folders」會根據檔案所在的資料夾名稱加標籤；勾選「based on file extension」則可以根據副檔名來下標籤；「based on file metadata」可以從檔案的元資料中找關鍵字來訂標籤。

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在上個步驟中如果點擊〔Options〕，可以進入稱為〔Categories〕的自動化標籤名稱設定。在這裡你可以針對「Archive壓縮檔」、「Document文件檔」、「Image圖片檔」、「Movie影片檔」、「Music音樂檔」和「Web網頁檔」各種檔案類型自行設定專屬的標籤名稱。決定後按下〔OK〕。

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全部調整完後，按下步驟3的〔Finish〕，接著Tag2Find就會根據你前面的選擇，開始從檔案類型、檔案位置、檔名等等資料來做分析判斷，並快速幫你的舊檔案都自動加上相關的Tag。

完成後，你可以在瀏覽視窗中看到全部被加上新標籤的檔案列表，綠色的部份就是新加上的標籤。你以後還是可以打開這個「New Tag Browser」的視窗，並選擇左上角的【File】→【Add Files from】→【Directories】，來重複這個自動上標籤的流程。

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  • 即時監控：增訂新檔案的Tag標籤

解決了舊檔案都沒有上標籤的問題，或許你還想問，那我每天都會新增的許多檔案有沒有方便的增訂標籤方式？當然有，Tag2Find可以即時監控你新增的檔案，並提供簡單的介面讓你為這些新檔案上標籤。

當你安裝Tag2Find後，它會常駐在你的系統，並在桌面右下角的系統列中出現一個圖示。這時候Tag2Find其實已經在監控你的電腦，如果你有新增檔案時，桌面右下方會浮現出Tag2Find的「New File Monitor」視窗。

浮現這個新增檔案視窗的用意，就是要讓你方便的為新檔案加上標籤。首先勾選你想上標籤的檔案項目，然後在下方的輸入欄位中填入你想增加的標籤名稱， Tag2Find支援中文的標籤內容。

你可以同時增加多個標籤，每個標籤中用「,」隔開即可。如果你輸入的標籤是之前有加過的，那更上方的視窗會顯示出符合你目前輸入關鍵字的既有標籤，你可以快速選擇一個已經被使用過的標籤名。

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把你一次想加入的標籤都輸入完畢，然後按下視窗畫面右下角的〔→〕，就會開始把標籤資料加上去，如果你一次要新增的檔案量比較大的話，那麼有可能會需要比較久的等待時間。

另外你也可以點擊彈出視窗右上角的選項按鈕，這時候可以針對「即時監控」的資料夾來進行設定，Tag2Find預設監控的是「我的文件夾」和「桌面」，這是兩個我們最常會去新增資料檔案的地方，而如果你有其他常用的資料夾，都可以透過右方的〔＋〕新增進來。

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  • 快捷檢索：透過Tag呼叫相關檔案

透過前面的「自動上標籤」和「即時監控」兩大主要功能，相信大家都可以透過Tag2Find來輕鬆的幫檔案上標籤了。不過事情還沒完，我們之所以要運用Tag標籤，當然最重要的目的是讓檔案檢索更為方便。所以下面我們就來介紹Tag2Find內建的檔案快速檢索功能。

在Tag2Find的系統列圖示上點擊滑鼠右鍵，打開功能選單後點選【Floating TagBox】，如此一來桌面上就會出現一個浮動式的搜索列。不過這個搜索列是讓你透過Tag標籤來檢索檔案，和一般的Windows檔案搜索大不相同喔！

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當我們在Tag2Find的搜索列中輸入一個字母時，Tag2Find就會自動幫我們去配對目前已經存在的標籤關鍵字，你可以用鍵盤的〔↑〕、〔↓〕方向鍵來切換相應的標籤，決定後按下〔Enter〕即可。

這時候更上方的視窗會出現擁有這個標籤的所有檔案，找到需要的檔案後，你就可以直接用滑鼠雙擊目標檔案來快速開啟。

如果第一次檢索出的量太大，你可以用複數的標籤來縮小檢索的範圍，方法還是一樣利用「,」來區隔多個標籤。另外你也可以看到視窗裡面會列中目前檢索檔案中有包含的其他Tags，你可以直接點選這些標籤來組合檢索的過濾條件。

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你可以透過直接點選搜索列右方的〔→〕按鈕，來打開全部符合條件檔案的瀏覽視窗，在這個瀏覽視窗的左方，你可以看到包含輸入標籤的所有檔案，還可以預覽圖片、影片和音樂。此外在瀏覽視窗的右方，則可以看到這些檔案所包含的所有標籤，你可以在這團「標籤雲」中，繼續針對你感興趣的Tag來延伸你的搜索。

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  • 進階編輯：手動進行歸納整理

透過前面這三個基本功能，其實已經可以很順利的開始使用Tag2Find了，基本上「Tag標籤」管理的訴求點之一就是「簡單易用」，能把管理的時間壓縮到最小、最有效率才是其目的。不過我們當然還是可以在需要的時候，透過手動的方式來做一些進階的Tag標籤編輯管理。

在Tag2Find的系統圖示上按右鍵選擇【New Tag Browser】，打開Tag的瀏覽編輯視窗，這時候我們可以用滑鼠拖曳的方式，來將想要編輯Tag的檔案拉進視窗當中，或者透過【File】→【Add File From】的方式來加入檔案。

加入檔案後選擇上方工具列中的【New Edit Tags】，就可以打開一個編輯分頁，在這個分頁中你可以針對這些檔案來進行Tag標籤的增減與管理。

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你可以在編輯視窗的右邊看到目前所有檔案所包含的Tag標籤，標籤名稱後面的數字代表在視窗裡擁有這個標籤的檔案數目。你可以先在視窗左邊選擇好想要編輯的檔案，然後在右邊標籤列表的〔＋〕、〔－〕按鈕上來增減你所選取檔案的Tag。

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接下來很重要的一個步驟是，當你編輯管理好檔案的標籤後，千萬要記得，到上方按下〔Save〕來儲存。如果按下旁邊的〔Save All〕，則是儲存所有分頁的編輯結果。

 

  • 快速編輯：隨手為檔案加上Tag

除了透過視窗分頁來編輯大量檔案，Tag2Find也整合在Windows的系統中，當你隨時看到有檔案想為它加上Tag標籤的話，只要圈選檔案後點選滑鼠右鍵，然後選擇【Quick Tag This】，就可以方便的進入這些特定檔案的標籤編輯畫面。

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「Quick tag this」不需要進入編輯畫面，當你圈選特定檔案並進入快速編輯後，會在你的浮動搜索列彈出一個視窗，裡面包含了剛剛選擇的檔案，這時你只要直接在搜索列裡填入想加上去的標籤，按下〔→〕。

所有添加Tag標籤的格式與方法都和之前一樣，最後會出現一個視窗問你是否確實要幫這些檔案加上新的標籤，按下〔Yes〕確認後，就完成了快速編輯的動作。

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  • 效能設定

在系統列的Tag2Find圖示上按滑鼠右鍵，選擇【Options】，就可以進入設定畫面當中。

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切換到〔Advanced〕標籤頁面，勾選中間的「Optimize for speed」，可以透過增加Tag2Find的記憶體用量，來優化Tag2Find的執行效能。如果你有足夠多的記憶體，那麼多分配一點給應用程式來用，是合理的選擇。

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  • 小結：有「意義」的搜尋

網路上的搜索龍頭Google推出了頗有劃時代意義的「Google Desktop Search」，這個桌面搜索工具可以讓你深入檔案的「內容」去查找資料，例如一篇word的檔名叫做「543.doc」，而它的實際內容包含了旅遊、台灣、美食等等辭彙，當你用Google Desktop Search時，便可以用美食等字詞來找到「543.doc」這個文件。而且Google的桌面搜索還支援去找電子郵件等等資料的內容，更是大大增加了實用性。

但是你應該也會發現，身邊的朋友們使用Google Desktop的機率似乎不高，除了真正有商務用途的人士外，一般人還真的很少會用Google桌面搜索來作為查資料的工具，為什麼呢？因為Google Desktop真的很耗資源，除了為了要查找每個檔案的內容，所以必須建立一個以「GB」為單位來計算的龐大索引檔外，在建立索引檔過程的效能也不盡然能讓人滿意。

我們可以看到「內容搜索」雖然有其優點，但是也有很明顯的缺點存在。而Tag2Find正好彌補了這些缺點，它本身比起Google Desktop當然輕巧許多，因為不需要去檢索內容，所以也沒有龐大的索引資料庫需要負荷。最重要的就是Tag2Find利用標籤分類的管理方式，等於是幫每個檔案增訂各種「有意義」的「關鍵字」，如此一來當你要找檔案時，既不會被檔名侷限，也不會陷入內容的沼澤中，對於圖片、影音等沒有文字內容的檔案照樣可以增加標籤，於是一找就可以找到你自己想要的關鍵目標。
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