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2010年4月22日星期四

電腦玩物

Posted: 22 Apr 2010 04:46 AM PDT

我自己目前慣用的檔案同步軟體是：「SyncToy 2.1 微軟出品易用型檔案同步工具詳解，兩端工作資料快速同步備份」。SyncToy非常簡單好用，可以自訂多組不同的專案任務，針對各種情況來進行檔案同步移動，雖然只能兩端同步，但應該已經可以滿足絕大多數朋友的使用需求；因為我們最常需要的應該也就是把主機檔案同步到隨身碟，或者反過來把隨身碟檔案同步回主機硬碟而已。

不過，當你已經習慣同步主機硬碟和隨身碟之間某幾個資料夾的時候，有沒有發生過檔案偏偏儲存在其它地方而「沒有同步到」的意外？

我們來舉一個實例，假設你已經設定好同步「我的文件夾」，每次按下同步軟體的執行按鈕，主機硬碟裡的「我的文件夾」資料就會同步到隨身碟當中，於是你可以把隨身碟帶到其它電腦繼續工作；然而事情總有意外，今天你忽然把一個重要的新文件儲存在「電腦桌面」上，忘記移動放進「我的文件夾」中，結果同步時自然就遺漏了這個重要檔案，讓你到了其它電腦想要繼續工作時才遍尋不著？

SyncButler 2.0：http://syncbutler.org/
適用於Windows XP SP3、Vista SP2、7，需要安裝.NET Framework 3.5 Service pack 1

上述的意外，即使最嚴謹的檔案管理者也有可能發生類似的疏忽，而這篇文章想要推薦的一款免費、開源、免安裝的同步軟體：「Sync Butler」，就想要提供一個簡便防呆的方法，以確保每次同步都能保證備份到重要的資料文件！為了凸顯Sync Butler所要解決的同步問題，軟體官方還特地製作了一段有趣的情境影片，內容大致就是本文第三段所描述的問題：

簡單來說SyncButler 2.0提供了兩大功能：

Partnership：類似SyncToy的自訂同步任務，你可以決定要雙向同步哪些資料夾。
Sync Butler, Sync！：輔助功能，可以抓取所有主機硬碟中「最近使用的檔案」，幫你在按下同步按鈕時，一起自動備份到隨身碟，防止明明是重要檔案卻忘了納入同步任務中的窘境。

自訂多組同步專案（partnership）：

01.

下載SyncButler解壓縮後執行「Sync Butler.exe」即可，這是一款免安裝軟體。進入SyncButler主介面後，讓我們利用左下方的〔Create Partnership〕建立新的同步任務。

02.

接著的畫面中要進行三項設定，首先選擇要同步的一號資料夾，接著選擇另一端要同步的二號資料夾，最後幫這個同步任務設定一個名稱，按下〔Create〕即可。

所謂的雙向同步（Sync），就是說兩個資料夾裡面，不管哪一邊新增檔案、刪除檔案、修改檔案，這些動作都會同步到另外一邊，讓雙邊的資料夾內容保持最新的一致狀態。

03.

你可以設定很多組的雙向同步任務，也可以利用主介面中的〔View Partnerships〕來編輯或刪除之前的同步任務。

另外在這個畫面中，你可以單獨同步某一個任務，只要點選任務後按下右下方的〔Sync〕即可。

04.

而因為SyncButler強調同步過程的簡單化，所以主介面裡只有提供一個大大的〔Start Syncing〕按鈕，點擊之後，「所有」的同步任務都會立刻開始執行。

05.

SyncToy有區分要不要先預覽同步內容，而SyncButler則是按下〔Sync〕就開始執行同步任務。

不過如果遇到一些難以辨認應該要如何同步的檔案時，SyncButler會出現詢問選單，讓你手動決定該檔案要從往哪個方向複製，選擇好同步方向，按下〔Fix Issues〕便可繼續同步任務。

自動抓取備份最近使用檔案（Sync Butler, Sync！）：

01.

接著我們來看看SyncButler最有特色的功能：「重要檔案防呆備份機制」。

按下軟體介面右上方的〔Sync Butler, Sync!〕，在詢問是否啟動這項功能時選擇〔Yes〕。

02.

接著SyncButler會掃描你的主機硬碟，在「Favourites List」中列出所有你最近使用的檔案（10天內所新增、修改、改變存取位置的檔案）。

SyncButler的想法是，什麼是對你來說重要的檔案呢？什麼是你可能需要的檔案呢？應該就是那些「最近使用過」的檔案吧！而且更久以前變動過的檔案，可能已經備份過，只有新檔案才是比較可能忽略備份的。因此SyncButler就幫你自動抓出這些檔案來進行同步備份。

03.

在步驟02的「Sync Butler, Sync!」頁面中點擊〔Settings〕，依序設定：

This computer's name：自訂這台電腦的專屬名稱，會成為你備份儲存的資料夾名稱。
Settings：設定啟動（Enable）或關閉這個功能。
Destination Drive：選擇你要把這些資料備份到哪個磁碟，一般來說是選擇隨身碟，然後SyncButler會自動幫你建立資料夾層級。
Disk Usage：調整要使用多少備份空間，最少要有250MB以上。你可以依據隨身碟大小來調整，避免自動備份功能塞爆你的空間。

設定完成，按下〔Save〕，利用最左上方的〔Home〕，返回軟體主介面。

04.

在軟體主介面中同樣按下〔Start Syncing〕，剛剛你所設定的所有同步任務，以及自動抓取備份功能就會全部執行一遍。

「Sync Butler,Sync!」沒有獨立執行的按鈕，一定要跟著主介面的統一同步執行。這是因為這個功能本來就是「輔助性質」的，是在你正常同步的過程中，幫你順便備份可能遺漏的檔案，以防萬一。

05.

「Sync Butler,Sync!」備份的資料會儲存在你設定的獨立資料夾名稱中。你可以為每台不同電腦設定專屬的備份資料夾，然後利用這個防呆機制，在正式同步任務之外，預防某些需要的資料沒有同步到的意外。

小結：

Sync Butler和我之前常常推薦的SyncToy，都是非常簡單易用的同步工具。而Sync Butler雖然在正式同步任務的設定上沒有SyncToy那麼嚴密，但也已經足以應付最基本的雙向同步需求。

而SyncButler專有的備份「最近使用檔案」功能，真的是個很妙的想法，並且確實能夠提供一個「輔助性」的防呆備份機制；即使平常用不到，但是哪一天你發現忘記把新檔案加入同步任務時，或許還能在這個自動備份資料夾中找到你需要的文件。

2010年4月21日星期三

電腦玩物

RescueTime瀏覽器專用生產力計量表，分析上網時間使用效率

Posted: 21 Apr 2010 04:52 AM PDT

大概兩年前，我曾經寫了兩篇文章介紹「RescueTime」這個時間管理服務。簡單來說，安裝RescueTime的時間記錄軟體後，就會把你所有使用軟體、文件和瀏覽各種網頁的時間，上傳到RescueTime的個人專屬網站中，一方面幫你記錄整個電腦使用的過程，另外一方面透過可自訂的統計分析功能，讓你隨時觀察自己是否花了太多時間在無謂的事情上。

而目前的RescueTime除了持續穩定更新，以提供更有效的分析功能外，也在今年的四月上旬，分別推出「Firefox」和「Google Chrome」瀏覽器專用的時間管理套件。

被稱為「RescueTime Firefox（Chrome） Productivity Meter」的瀏覽器專用生產力計量器，和RescueTime原本的獨立紀錄軟體相比，雖然前者只能針對單台電腦中單個瀏覽器裡的網頁瀏覽進行記錄，但是使用時不需要註冊登入，不需常駐一個記錄軟體，其統計分析功能亦和正式版相當。對於依賴網路工作的朋友來說，「RescueTime Firefox（Chrome） Productivity Meter」就是一款針對我們設計的時間管理工具。

RescueTime ：https://www.rescuetime.com/
RescueTime的Firefox版套件：https://addons.mozilla.org/zh-TW/firefox/addon/123901
RescueTime的Google Chrome版套件：https://chrome.google.com/extensions/detail/cnggaadmcamdjiimdhelidfgolafbiej
相關文章：
Rescue Time 拯救電腦使用時間的管理工具
Rescue Time 拯救時間第二彈：變醜的介面，更棒的目標規劃功能

如果細分來看的話，一個時間管理的流程，首先從「記錄時間」開始，能夠先了解自己目前的時間應用方式，並且從中找出浪費的問題癥結，然後才能對症下藥的去「安排時間」。

而記錄時間的方式，一種是自動化的紀錄整個時間使用過程，方便我針對完整生活習慣去做調整；另外一種則是針對自己同時進行的幾個工作目標進行時間記錄，了解如何善用時間去完成既定任務進度。後者分別有像是「1DayLater」、「Klok」這樣的免費工具幫你進行專案時間管理；而前者要進行生活時間自動記錄，就是今天要介紹的「RescueTime」的拿手好戲。

01.不需要註冊登入，每個瀏覽器獨立專屬資料庫

下面我們開始介紹RescueTime瀏覽器套件的使用流程。不管你選擇安裝Firefox版本或Google Chrome版本，功能上可以說是完全一樣的，只要安裝完成後，就開始進行自動化的時間記錄，會將你上網瀏覽的網頁與各自花費停留的時間上傳到專屬資料庫。

因為你完全不需要註冊登入，所以可見RescueTime是針對你安裝的那個瀏覽器去建立一個專屬帳號頁面，以後只要用同一個瀏覽器，就可以進入其專屬資料庫。

而在隱私安全性的部份，首先資料傳輸、頁面連結都使用加密的方式，RescueTime也保證不會記錄你的帳密、表單資料，只會上傳你到過哪些網頁？花費多少時間？而已，這些資料是匿名的、不會公開的，但是會作為RescueTime全體用戶資料分析比較的基礎（例如分析大家在哪些網站花最多時間？大家上網的生產力狀況？）。

02.上網生產力分析儀表板

平常你完全不需要去理會RescueTime套件，安裝後也不會馬上就出現有用的資料，大概每隔一天，或是每隔一週再去查看RescueTime資料庫，才會獲得比較具體的統計分析。

RescueTime套件會持續記錄每個不同網頁所花費的上網時間，它的一個基本規則是使用滑鼠、鍵盤操作網頁的過程會累計時間，而當閒置超過兩分鐘後，就會暫停記錄這個網頁的使用時間，直到恢復真正的互動操作。所以基本上可以說RescueTime套件能夠體現出你真正去使用每個網頁的時間長度。

當你想要查看自己的時間使用情形時，只要點擊瀏覽器上的RescueTime按鈕，就會在彈出資料列中告訴你花了多少時間上網？其中有多少具備生產力的比率？和所有RescueTime用戶相比你是否比較有生產力？

這邊大家一定會疑惑，RescueTime怎麼知道我到底是不是很有生產力的使用網路？說到這一點就要讚賞一下RescueTime設計得很不錯的自訂分析功能，用很簡單的方式幫你計算出生產力分數，讓我們在這裡點擊「View Datailed Stats」進入後台查看。

03.統計後台幾個重點分析數據的意義：

進入RescueTime的統計後台，你可以看到幾個不同項目的分析，下面我就簡單說明其意義：

「Efficiency Summary」：效率摘要。你可以設定不同類別網站的生產力分數，從「-2~+2」，而這邊就是顯示你的平均分數，讓你知道自己是否有將上網時間花費在真正有用的事情上面（Avg User還可以看到所有用戶的平均分數是：-0.02，是表示大家都稍微沒有效率的意思嗎？）。
「Activities」：個別網頁活動時間。列出你最常使用的幾個網站，並顯示你花費在他們上面的時間。
「% of Time in Top 10」：前10大常用網站所佔時間比。意思是你的前10名網站，在你所有上網時間裡所佔的比率；這個數據依據用戶自己的工作情況會有不同的意義，例如你可以說我把所有時間都花在使用某10個網站上，表示我工作很專心，但也可以說是視野太過侷限，這就要看每個人上網是為了什麼需求來決定。
「Catagories」：網站類型活動時間。以網站的分類作為比較的基準，讓你可以看到自己最常使用新聞類網站？還是最常使用影音類網站？
「Productivity」：生產力分佈圖。這和第一項的效率摘要使用一樣的分數指標，只是這邊會分別顯示每個分數範圍中你所花費的時間，例如你花了兩個小時在+2具有生產力的網頁上，但也花了一個小時在-2不具生產力的網站上。

04.依據自己的需求自訂網站生產力分數：

有的人使用Google Reader是看看休閒八卦，有的人使用Google Reader是用來收集研究資料，對於前者來說在Google Reader上花太多時間是浪費，但對於後者來說在Google Reader上花的時間都是工作的一部分。因為每個人對於瀏覽什麼網站是有生產力的定義一定不同，所以RescueTime允許用戶簡單的自訂不同網站的生產力分數。

在RescueTime網站後台的右方功能列，你可以看到各種統計資料的瀏覽分類，而切換到「Activities」頁面中，我們就可以自訂每個不同網頁應該屬於哪一種網站分類，以及這個網頁對我來說的「Productivity（生產力分數）」。