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| 2011 我常用的雲端應用服務，開學季前的網路工作與學習推薦 Posted: 26 Aug 2011 04:14 AM PDT
很多時候，其實只要擁有一個瀏覽器，就能完成絕大多數的事情。我可以打開Google Docs開始寫稿，或者利用Cacoo畫完流程圖後貼入Evernote筆記；當然我完全能直接在線上檢查工作進度和行程安排；或者利用Gmail收發一些郵件，又利用Drpbox傳送檔案；有通訊需求時IMO能夠登入各種即時通；有情報收集需求時Google Reader就是最好的資料庫。 要完成上面這些工作與學習任務，除了瀏覽器，我完全不需要安裝任何一個軟體，也不需要手動同步任何資料，當工具與內容都以雲端為基地時，就代表只要可以上網，我就可以隨時在任何電腦裝置上開始作業。 繼前天介紹完「2011我電腦中必備的免費軟體下載，給工作與學習的備忘錄」後，今天要推薦的是我工作、學習上必備的，甚至是更常使用的另外一種軟體：Web App，也就是雲端應用服務，不管是即將開學的學生還是上班族，懂得善用雲端工具是可以增進工作效率的好方法之一。
我從來沒有遇到Google Docs與微軟Office文件格式相容的問題，為什麼？因為我不會硬要讓他們相容！ Google Docs可以做到的事情其實非常明確，那就是便利的多人線上協作。我會說服合作者一起在Google Docs上開一個分享資料夾，讓大家把自己負責的文件傳上去，隨時都能互相編輯。 我甚至會說服合作者，直接到Google Docs開會，打開一份線上文件，大家在上面打字發言，會議結束時，會議記錄同時產生，後續還能讓每個人追蹤修訂。 這就是Google Docs能發揮最大效率的地方，我自己的Google Docs裡都是一份一份和他人協作的文件，一個一個與多人合作的專案資料夾，隨時都能追蹤分享，並且保持團隊資料的統一管理。
當然，Cacoo絕對可以當做是專業的線上繪製圖表工具。 但我自己選擇使用Cacoo的機緣其實是因為「臨時需要」；有幾次忽然有任務需要設計草稿圖，如果用Word或繪圖軟體慢慢畫的話不知道要畫到何年何月，於是找到了Cacoo，它有各種內建的素材可以直接套用，我只要組合在一起，需要的圖表或版型就出來了。 其實很多線上工具，正是可以用來滿足這類偶爾出現的需求，因為這時候裝個軟體太耗費時間，而線上工具登入一下就可以立刻開始使用。 結果更有趣的是，當我用了幾次Cacoo後，發現真的很順手，於是以前一些真的會用Word畫的圖表，現在也都習慣交給Cacoo完成了。
我很久以前是桌面軟體Rainlendar的愛用者，不過後來工作與家裡電腦的行事曆必須同步，有了智慧型手機後又希望能讓行事曆自動同步到手機中。 這時候怎麼想，還是只有直接使用Google Calendar線上日曆最方便。 Google日曆本身的介面設計也很不錯，但對我來說這個服務無可取代的優點就是雲端同步。目前我的Android手機、iPad、兩台電腦、一台筆電，都是透過Google日曆讀取同一份行事曆。 當然，Rainlendar付費版也可以同步Google日曆，但這就表示我們最終還是需要一份雲端日曆資料庫，來當做自己行程安排最便捷的統合中心。
我自己其實是「亂用」Remember The Milk，因為我並不把它當作真正的GTD待辦清單管理系統來使用。 RTM裡那些複雜深入的功能我都不理它，我只是會在RTM裡面建立很多個清單，每個清單代表正在進行中的一種工作，然後把這個工作相關的、必須執行的瑣碎事項、想法點子記錄進去。 例如我有一個「部落格題材清單」，專門記錄寫部落格文章需要的素材，就像某種垃圾傾倒場一樣，當我不知道可以寫什麼題目時，只要到清單裡隨便一找，就會有新的題材了。 另外我也會建立像是「XXX工作標準流程清單」，有些行政工作會重複做，而且有麻煩的標準流程，這時候我會建立一份標準流程清單，當我執行時把流程裡一個個已經完成的環節劃掉，循序漸進，也保證我不會忘記某個小細節。
千萬不要在電子郵件上花太多時間，但是也不要害怕打開你的信箱。 我自己奉行著「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」這篇文章裡提供的精神，在固定的時間裡快速處理郵件，讓郵件要不就是處理完畢、要不就是分類收藏，要不就是進入待辦清單中。 Gmail的優點正是它有很棒的自動化過濾、管理功能。其中務必要學會怎麼善用的三大功能分別是：「優先收件匣」、「工作表」與「自動篩選器」。 收發郵件是基本需求，而聰明的管理郵件是滿足更高層級的需求，我這邊推薦使用Gmail的原因，也是著眼於它內建聰明易用的管理功能。
Evernote如何好用應該常看電腦玩物的朋友都知道。 而從雲端的角度來看Evernote，它的用途就在於不管你是學生還是工作者，建立一個自己可以隨時取用的專屬知識庫是很有必要的。 我相信資料留在雲端比留在硬碟裡更不容易損壞遺失，也更容易查詢檢索。當然像是Evernote可以同時有線上和本機的資料庫備份就更加保險了！ 而建立起一個收藏個人想法、計畫內容的資料庫後，你會發現自己終於可以慢慢「累積」東西，任何時候都能把一閃而過的點子趕快丟進資料庫，並且任何時候也都能從資料庫裡找回需要的素材。
資訊是工作必備的素材，而Google Reader是獲得素材最好的通路。 我看到自己周遭認識的部落格站長和同事，幾乎每個人都或多或少有使用Google Reader閱讀的習慣。一點都不誇張的說，如果你有接收新資訊的需求，那麼Google Reader是最好的工具。 而如果你有大量情報收集、管理的需求，那麼不使用Google Reader，就好像你明明可以坐車卻偏要走路一樣的不合情理。 打開Google閱讀器，用最適合我自己的方式分類資訊來源，管理收集到的情報，這不會是一蹴可幾，但慢慢累積後，你就能擁有最適合自己的資訊通路，比他人更快掌握關鍵的訊息，也更容易從多方訊息中明辨是非。
懂得收集情報資訊只是第一步，更重要的第二步是懂得怎麼吸收與應用資訊。 當然，我們的目的並非只是做一個「什麼都知道」的人，而是要做一個「能夠善用情報」並做出更有效工作成果的人。 所以內化資訊的過程是很重要的，我個人很推薦使用Instapaper這樣的稍後閱讀服務，把一些重要的文章暫存下來，並且每天規劃一定的閱讀時間，讓自己能夠好好吸收、整理與思考。 雖然我：「在網路上沉迷於閱讀的一天，我對網路閱讀的心得與方法分享」，但我並不想做資訊狂人，而是希望快樂且有效率的閱讀中，有些東西真正能促進我的成長。
如果你在學業上必須研究一個大型的論文計畫，或者你在工作上必須追蹤某個領域的資料，這時候逐步建立自己的專屬搜尋引擎會很有幫助。 例如我自己建立的「中文電腦資訊部落格搜尋引擎」，就是我在研究資訊領域題材時很有用的工具。 當然，我花了一兩年的時間慢慢建立這個搜尋引擎資料庫，會花這麼久，除了裡面收集的網站很多外，另外就是我覺得資料整理本來就應該是漸進的過程，除非真的火燒眉毛，要不然邊做邊整理才是最有效的方法。 因為Google搜尋並不專精，所以如果你正準備深入研究某個領域的主題，那麼就開始慢慢把相關資料網站加入自訂的搜尋引擎中，以後找資料會方便許多。
我推薦使用Dropbox，是因為這個服務可以帶給你管理檔案的新思維。 Dropbox可以化身成傳輸線、隨身碟（Dropbox 虛擬USB傳輸線、記憶卡，行動裝置上的傳檔心得教學），不僅在多台電腦之間方便的傳送檔案，而且在手機等行動裝置上也是移動檔案的便利選擇。 另外Dropbox更是學生、上班族最好的重要資料備份工具（Dropbox 今天救了我一命：已刪除檔案救援與舊版本資料還原），一些不小心刪除，或是不小心把重要版本覆蓋過去的檔案，都能利用Dropbox還原。 此外當我在外部電腦要把大檔案回傳給自己，那就直接傳到網路端的Dropbox，就能自動同步回家中與辦公室裡的電腦了。
線上工具的優點就是非常有彈性，能夠在更多臨時情況快速解決任務。 雖然我不愛聊天，但工作、學業上還是少不了用即時通來溝通重要事情，而imo這個線上服務可以整合MSN、Skype、facebook、GTalk等多樣化的通訊帳號，也解決了某些電腦上沒有即時通的困境。
學生一定會有各種出遊活動，上班族也可以需要辦一些聚會，這時候要負責喬時間、喬地點的人最累。 而Doodle這樣的工具就能利用一個線上統一平台解決難喬的問題，只要在上面建立一份揪團投票清單，然後讓大家上去回報自己有空的時間，接著統計一下就能知道聚會要訂什麼時間地點了。 負責人也不用再苦命的和大家溝通聯絡囉！
不管是工作或學習之餘，給自己規劃休閒旅遊也是很重要的。 而最後推薦Google地圖的原因，當然不是因為它能查詢地址而已。更重要的是Google地圖有「建立新地圖」的功能，可以規劃屬於自己的路線圖，或是追蹤自己的旅行足跡。 像我自己會習慣建立大旅行的路線圖記錄，這樣以後不僅可以回味，旅行的當下也是很好的參考指標。
經由前面推薦了幾個成熟、有用的雲端服務後，大家應該也可以看出雲端最大的優點其實就在於同步、合作與分享。一些原本單機軟體不容易做到的功能，在線上工具裡輕而易舉的就能達成。 所以在前幾天推薦了免費軟體清單後，今天接著分享了這篇網路工具清單，希望能帶給各位即將開學的同學，或是已經在職場打拼的工作者，一些值得推薦的、又能增加工作學習效率的新方法。
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| Google+ 手機App中文介面新登場， Android版完整功能教學 Posted: 25 Aug 2011 09:55 PM PDT
智慧型手機的用途很多（被智慧型手機殺死(取代)的十件事物,從我的Android手機經驗談起），而「使用社群」一直都是智慧型手機的重點功能，不管是噗浪、臉書、Twitter到最新的Google+，都有相應的手機App可以讓用戶快速和社群好友互動。 我自己在Android手機上，會透過「噗樂卡」連結噗浪，利用「Facebook官方App」操作臉書，使用「Twicca」玩Twitter，而目前我最喜歡的一款社群App設計則是Google原生的「Google+ App」。 雖然Google+尚未全面開放（想要獲得社群邀請的朋友，隨時歡迎利用本站右下方的站長信箱，把你的Google帳號郵件位址mail給我，讓我邀請你），但Google+正在不斷的進化中，今天帶來的新改進，就是全面繁體中文化的Google+ Android App，以及終於加入了轉貼訊息的功能。
Google+的Andorid App介面設計非常親切好操作，一些內建的功能便於我們管理自己的社群，對於Google+用戶來說，使用手機App操作Google+是很棒的體驗。下面我就趁著中文版Google+ App推出之際，來完整介紹一次Google+ App的功能。
很多一開始使用Google+ App的用戶，最常抱怨的就是怎麼通知響個不停。 其實這是可以自訂的，而且我建議一開始就設定好「取消」。只要在Google+ App中進入「設定」，取消勾選「Google+通知」即可，就是這麼簡單。 另外Google+ App預設會把手機新拍的照片自動上傳到你的Picasa相簿，當然預設是私密狀態，讓你後續可以到社群中選擇要不要公開分享。如果你不想要「即時上傳」所有新拍的照片，也可以在這裡取消。
Google+ App在訊息閱讀上不僅版面易讀性設計優良，而且可以透過社交圈分類，很好的進行個人資訊過濾。 在Google+ App的訊息串中，透過左右滑動，就能切換不同的資訊流，包含預設的附近簽到資訊、主訊息串、圈外訊息，和由用戶自訂的不同社交圈。
這裡最棒的就是可以把有用的社交圈分類加入訊息串欄位，透過「管理檢視模式」，然後勾選想要加入訊息串分欄的社交圈即可。 我自己建立社交圈的原則中，有一點就是依據「資訊閱讀需求」來分類的，所以不同的社交圈其實就等於我的不同閱讀主題，這樣分類好後訊息就不會亂糟糟的了。
最新版的Google+ App除了中文化之外，還加入了「分享這則訊息」的功能，看到喜歡的資訊，現在不僅可以在App上+1，還可以直接透過App分享出去。 另外如果你記得我說過：我們可以建立一個「空社交圈」的話，那麼分享訊息的功能其實可以當做「我的最愛」來使用喔！
Google+ App的訊息發表介面也非常易於使用，除了填寫文字外，也可以加入簽到訊息，或是附加手機裡的相片，另外分享訊息時也可以指定分享的範圍。 為什麼要特別提到這一點？因為如果你和facebook官方App一比，就會發現Google+ App的訊息發表介面功能確實完整得多，而且可以設定分享範圍真的很實用。
Google+ App裡有所謂的「閒聊」功能，這可以想像成是免費的群組簡訊聊天。 不過目前我自己很少使用這個功能，所以還很難想像它可以利用的方式，這裡很大的一個原因是，必須大家都安裝Google+ App才能互通「閒聊」的訊息，從網站端是什麼都接收不到的。 而如果你怕閒聊功能打擾自己，也可以設定誰能傳送閒聊通知給你。
Google+可不可以取代Flickr是一回事，但現在的Google+確實是一個交流相簿的好工具之一。 我很喜歡利用Google+ App來瀏覽相片，而如果看到喜歡的相片時，Google+ App也提供了直接設定成手機桌布的功能，這一點驅使我每天一定來看看新照片，並更換自己的手機桌布！
在Google+ App中，可以在訊息串裡點擊他人的頭像，進入他人的個人檔案頁面，然後就可以把他人加入或移出社交圈。 而Google+ App也內建了社交圈管理功能，可以隨時查看社群好友的資料，或者整理自己的社交圈分類。 以上，就是幾個Google+ App非常實用的好功能，如果你之前因為英文介面而尚未開始使用，那麼推薦擁有智慧型手機的Google+用戶，一定要試試看好用的Google+ App。
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