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| 外掛安裝！OpenOffice 上傳、下載、同步編輯Google Docs文件 Posted: 27 Aug 2010 10:29 AM PDT
昨天剛剛介紹過「OffiSync 在Office軟體介面無縫整合 Google Docs文件同步協作」，只是OffiSync、Google Docs雖然都是免費，但微軟Office可是所費不貲，對於尋求更經濟實惠方案的用戶，有沒有其它完全免費的「雲端+本機文書編輯平台」選擇呢？當然有，只要我們安裝免費開源的文書軟體：「OpenOffice」，加上其免費外掛：「OpenOffice.org2GoogleDocs」，這樣一來就能真正完全免費的進行雲端、本機文件編輯和檔案傳遞。
另外，OpenOffice就像Firefox一樣，支援擴充軟體的外掛安裝，而今天要介紹的就是其中一款外掛：「OpenOffice.org2GoogleDocs」，安裝後就能透過OpenOffice軟體端來上傳本機文件檔案，下載Google Docs雲端文件資料，並進行同步編輯。
下面，我們就來一起看看，如何在OpenOffice中進行與Google Docs的雲端結合？
當然我們需要先安裝OpenOffice軟體，接著下載「OpenOffice.org2GoogleDocs」外掛，然後直接執行擴充軟體安裝。後續你可以在OpenOffice的【工具】－【擴充軟體管理程式】中更新或移除所安裝的外掛。
安裝外掛後，打開OpenOffice文件編輯軟體，就會看到多了一個文件上傳、匯入工具列，這個外掛支援與Google Docs、Zoho等服務間的文件傳遞。 例如選擇〔Export to Google Docs〕就可以上傳檔案到Google文件，選擇〔Import from Google Docs〕就可以從Google文件下載檔案。而第一次要上傳或下載文件時，必須先輸入你的Google Docs帳戶。
我們可以在上傳下載視窗中，選擇〔Configuration〕進行設定，其中比較重要的一項是「Ask, where save downloaded file」，勾選後，當你以後下載檔案時就會主動詢問你要儲存到何處。
回到Google Docs的上傳下載視窗，假設已經正確輸入帳戶密碼，那麼點擊〔Get List〕後，就能看到自己的Google文件清單，選擇某一則文件，點擊〔Open〕，即可在OpenOffice中打開（下載）這份Google文件檔案。 這邊值得注意的一個功能是「Autoupdate（自動同步編輯）」，如果先勾選這個項目再打開文件檔案，那麼接下來「不關閉文件狀態下」，在OpenOffice軟體端所進行的文件編輯，會在按下儲存時自動上傳到Google Docs進行更新。但是，當你關閉這份文件後再從本機開啟檔案，就沒有Autoupdate效果了。
步驟4說的是從Google Docs下載文件檔案回到OpenOffice進行編輯，而我們也可以反過來將OpenOffice編輯的檔案上傳到Google Docs中。 這邊的上傳功能有一個很實用的設計，除了可以上傳到Google Docs中儲存成一份新文件外；也允許你「覆寫」已經存在於Google Docs中的文件，只要在「Document name」選單中選擇要覆蓋的Google Docs檔案即可！ 透過這個上傳覆寫功能，我們就可以先從Google Docs下載一份文件到本機中，進行離線編輯等動作，然後等到編輯完成後，再上傳並覆寫Google Docs裡的原始檔案，完成雲端與本機的同步編輯更新。
OpenOffice的外掛「OpenOffice.org2GoogleDocs」是很單純的文件上傳、下載工具，幫助你在本機與雲端Google Docs文件溝通。但是這個外掛也加入了兩個實用的設計：
上述兩個功能只要好好利用，就能讓OpenOffice.org2GoogleDocs也具備「同步編輯」的能力，將OpenOffice打造成一個完全免費的、結合本機與雲端的文書編輯平台。 
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| OffiSync 在Office軟體介面無縫整合 Google Docs文件同步協作 Posted: 26 Aug 2010 07:10 PM PDT
前一陣子有介紹過微軟推出的「線上版Office」，除了可以在網路端直接編輯文件外，也整合在Office 2010文書處理軟體中，讓我們可以輕易的溝通同步本機與雲端兩地資料。而今天要推薦的免費軟體：「OffiSync」，則提供了「Google Docs網路服務」與「Office本機軟體」的無縫整合功能，讓我們能使用Word、Excel、PowerPoint編輯相應的Google雲端文件，也可輕易下載Google Docs檔案，或上傳Microsoft Office資料。 雖然現在很多雲端服務的介面功能都不輸給本機軟體，例如Gmail完全可以取代本機郵件工具；但是在文書、繪圖等編輯上，安裝單機軟體還是有其便利性，別的不說，單是可以「離線編輯」這一點就非常的關鍵。就像我現在編輯這篇部落格文章，也不是在Blogger後台完成，而是用Windows Live Writer進行離線編輯。 而「OffiSync」就是一款支援Office 2003、Office 2007、Office 2010的免費外掛，會在微軟Office介面中添加一個新的編輯工具列，讓雲端文件與本機文件同步協作，全都以Office軟體端為中心，進行離線或連線編輯。
OffiSync的核心特色在於讓Office軟體端與Google Docs服務端無縫整合。 雖然文件上傳、下載是OffiSync好用功能之一，但這個外掛的可用性卻不僅僅在於此，因為OffiSync真正的價值在於：讓你用平常熟悉的Microsoft Office文書處理軟體，不用改變任何使用習慣，也不用管文件到底在本機或雲端，總之就是以最順手的Office軟體端作為所有文件處理中心即可。
OffiSync有免費版與付費版，對於一般用戶來說，使用免費版應該已經綽綽有餘，它們的區別如下：
可以看到付費版OffiSync最關鍵的不同，就是支援了「真正的即時同步編輯」，你在Office端操作，你的同事在Google Docs端操作，而彼此都能即時看到對方的內容更新。
接下來我們還是以「OffuSync免費版」為例作介紹。下載並安裝OffiSync，會自動檢查你需要的元件並執行安裝，所以我們只要選擇〔Installed〕即可。
接著打開Office Word、Excel或PowerPoint，就可以在上方功能列看到新增的〔OffiSync〕編輯區塊。我們只要在第一次啟動時，登入自己的Google Docs帳戶，以後就能整合兩方的內容與功能。
我們可以看到OffiSync編輯區塊中有自己獨立的檔案開啟、儲存、另存新檔按鈕，透過它們就能讀取Google Docs的線上內容包含文件資料夾與各種文件檔案。
從Office端打開一份Google Docs線上文件後，你可以利用Office直接進行編輯修改，而這份線上文件不會儲存在你的本機端，當你按下Office軟體介面中的〔儲存〕按鈕時，進行的是線上端的儲存。
前面我不是說「即時同步協作」是付費版專有的功能嗎？但是免費版的OffiSync中，還是可以進行「非即時」的同步協作，這是什麼意思呢？
OffiSync在這裡提供了很不錯的「合併修訂」功能，它會自動偵測線上版本與本機版本的不同，然後彈出提示視窗，要求你〔Merge Changes〕，這樣你就能把兩種版本的修訂合併在一起了。 你也可以在OffiSync編輯區塊的〔Update〕功能選單裡，進行文件的合併、覆寫或版本確認。所以，即使是免費版的OffiSync，也能夠達到有效的Google Docs多人同步協作。
你可以按下Office軟體端的〔另存新檔〕，這樣就能選擇一個硬碟位置，將編輯中的這份線上Google Docs文件儲存到本機中。 而且，這份本機Office文件會「記得」它的真身是一份Google Docs文件，所以當你以後打開它來進行編輯時，如果要進行〔儲存〕動作，OffiSync會詢問你是否要同時更新線上端與本機端兩份相同文件的內容！ 這是一個非常聰明有效的設計，真正讓線上文件、本機文件做到無縫整合。
當然，你也可以利用Office打開原本的word、excel、powerpoint文件檔案，然後到OffiSync編輯區塊選擇〔Save As〕，透過另存新檔，將這份文件上傳到Google Docs的指定資料夾中。
於OffiSync編輯區塊中，你可以透過〔Share〕將這份文件分享到網路上，並獲得專屬分享網址。另外還可以利用〔Permissions〕功能，指定要將這份文件分享給哪個人，只要輸入對方的電子郵件帳號即可。 另外，更重要的是後面這個授權編輯功能，會整合你的「Google通訊錄」，你只要輸入部分郵件帳號關鍵字，就會自動列出相關的Google聯絡人郵件地址！
按下OffiSync編輯區塊中的〔Dashboard〕，你可以打開一個側邊欄，直接瀏覽Google Docs上最近分享、編輯、標上星號的文件檔案。
OffiSync還附送了一個編輯強化功能，利用OffiSync編輯區塊的「Google Search」搜尋列來找出相關網頁內容、圖片檔案，然後我們可以利用〔Copy〕或〔Insert〕，將指定圖文插入目前編輯的文件中。
OffiSync把Google Docs線上文件服務很深入的整合到了Office軟體介面中，不只讓我們可以輕易下載、上傳兩端的文件檔案，更重要的是能夠做到趨近於完美的無縫編輯。 如果你的工作上剛好會用到這兩大文書工具，那麼OffiSync就是一款值得裝起來的強化外掛。 
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