電腦玩物

Posted: 31 Aug 2010 08:30 AM PDT

Google Gmail一向是我認為在「郵件管理」上做得最好的電子信箱服務，除了它有優秀的垃圾郵件過濾能力外，內建的「篩選器」、「標籤」兩大功能更是可以讓我們在分類郵件上更加得心應手，我之前也寫過兩篇文章來介紹其應用（在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器、在 Gmail 中自動封存常態郵件）。而Gmail今天則發佈了另外一項有助於增強郵件管理效率的新功能：「Priority Inbox（優先收件匣）」。

「Priority Inbox（優先收件匣）」一言以蔽之就是「優先顯示大量郵件中的重要郵件」，當你信箱中充滿了雜亂的電子郵件時（例如外出旅行歸來收信時），透過「優先收件匣」，我們將可以快速、有效率的處理其中的重點郵件。

總結來說，Gmail這次推出的優先收件匣，具備了兩種不同的功能：

1.「重要郵件自動辨別」：自動分析你的郵件處理行為、自動建立郵件篩選規則，最後自動篩選出對你來說的重點郵件。
2.「分類整理收件匣郵件」：將原本收件匣裡散亂的郵件，依據你所設定的篩選規則，可用最多四種分類方式來歸類整理。

因為我目前處理郵件時，十分貫徹之前我所寫過的「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」處理原則，再加上本文開頭所說的自動篩選封存應用，所以我的收件匣其實常常處於只有幾封重點郵件的狀態，這樣的情況下，其實我早就已經自己「手動」完成了目前Gmail Priority Inbox所要幫我們完成的目標。

但是對於平常收件匣常常處於爆滿、雜亂的過載狀態，也沒有自己建立豐富篩選規則的用戶來說，這次的「Priority Inbox（優先收件匣）」可就大大的有幫助了！

下面，我就依據前言所說的「Priority Inbox（優先收件匣）」兩大功能，分別解說它們的應用方式。

▲目前「Priority Inbox（優先收件匣）」將會陸續向Gmail用戶開放，如果你在Gmail網頁右上方看到「New!Priority Inbox Beta」的啟動連結，就能開啟優先收件匣功能。

重要郵件自動辨別：

「Priority Inbox（優先收件匣）」兩大功能中，最受人矚目的就是「重要郵件自動辨別」功能。現在Gmail會自動根據下列規則進行分析，判斷出所有郵件裡對你來說的重要郵件：

收件者 (假設您經常寫信給小明，那麼小明的來信可能是重要的)。
您開過的信 (開過的郵件比略過的更為重要)。
激起興趣的關鍵字 (如果您讀的信總是與棒球有關，那麼包含相同棒球字詞的新郵件可能很重要)。
您回過的信 (如果您總是回媽媽的信，那麼媽媽的來信很重要)。
最近加上星號、封存及刪除的郵件 (加上星號的郵件比起沒開就封存的郵件來得更重要)。

被Gmail判斷為重要的未讀郵件，就會加上一個〔黃色標記〕（如果該郵件已讀，會變成淺黃色標記）。

而你在郵件閱讀畫面中，可以利用上方功能列新增的〔＋（重要）〕、〔－（不重要）〕按鈕，來將目前這封郵件手動判斷為重要或不重要，這將可以把Gmail的重要郵件判斷訓練得更聰明。

在Gmail的主要瀏覽畫面中，收件匣的上方將新增一個「優先收件匣」的分類，點擊進入後，在「預設情況」下將可以看到三種自動分類：「未讀的重要郵件」、「已加星號」、「其他郵件」。

前面依據Gmail辨別系統判斷出的重要郵件（加上黃色標記者），將會出現在「未讀的重要郵件」中，於是這些重要郵件就不會和其他郵件混雜在一起，你可以清楚、明確、快速的處理完這些重點信件。

另外，還有一個小技巧是你可以在「搜尋郵件」欄位輸入「is:important」進行郵件搜尋，將可以快速找出所有已讀、未讀的重要郵件。

分類整理收件匣郵件：

不過，要記住「重要郵件辨別」只是這次「Priority Inbox（優先收件匣）」新功能中的應用方式之一，「Priority Inbox（優先收件匣）」還具備了另外一種應用的方式：「分類整理收件匣郵件」。

進入Gmail的後台設定中，在「優先收件匣」設定頁面，我們可以自己決定「優先收件匣分類夾」要顯示哪些特殊郵件資料夾？雖然Gmail給我們的預設值是「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」，但我們其實可以手動改變要顯示哪些分類資料夾。

只要在該分類夾的選項設定選單中，決定要將其指定成哪個分類，設定顯示數目等等即可。透過【更多選項】，我們甚至可以選擇自己之前手動設定的「標籤分類」。

例如，我完全可以取消Gmail自動判斷的「重要郵件」分類資料夾，除了「其他郵件」分類是不可更動的之外，另外三種分類可以設定成我自己透過篩選器、標籤功能所設計的分類（如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器，並加上顏色標籤？），像是下圖中的「work」、「電腦玩物回應」、「account」，分別顯示工作郵件、部落格郵件和隱私資料郵件。

於是當我進入自己的「優先收件匣」中，將會看到對我來說最重要的幾種郵件分類，以及收件匣中的其他郵件。這就是我所說的「分類整理收件匣郵件」功能，讓收來的信件總是井然有序。

小結：改良郵件收信習慣的新功能

你的Gmail帳戶中，也開通了「Priority Inbox（優先收件匣）」功能了嗎？這次Gmail推出「Priority Inbox（優先收件匣）」，可以說是非常有創意的一次管理功能革新，只要好好應用，相信可以大幅度增加我們的郵件處理效率。

而我推薦Gmail初學者可以先試試看「重要郵件辨別」功能，讓Gmail幫你自動找出大量雜亂郵件裡的重要郵件，透過優先收件匣裡「未讀的重要郵件」分類，讓你清楚看到、快速處理這些重點內容。

至於進階的Gmail用戶，尤其已經手動建立自動篩選分類機制的用戶，我推薦可以好好利用第二大特色：「分類整理收件匣郵件」，將自己已有的自動篩選標籤套用在優先收件匣中，讓重點標籤分類一目瞭然。

最後，歡迎大家一起分享討論對於「Priority Inbox（優先收件匣）」的應用心得。

Google Reader 新增網頁內全螢幕瀏覽，與破表的一生閱讀總數

Posted: 30 Aug 2010 09:36 PM PDT

Google Reader今天有了兩個小小的更新，對於身為Google Reader愛用者的我來說，當然要來記上一筆。首先第一個更新是：Fullscreen，嚴格的說是網頁內的全螢幕瀏覽，可以把所有週邊欄位縮起來，只剩下文章閱讀的部份，對於常常在小筆電上讀Google Reader的我來說，能夠有效擴大閱讀視野。

我想以後這個Fullscreen，會成為我的主要閱讀模式。我們只要在Google Reader中按下〔f〕，就能開啟全螢幕瀏覽；按下網頁上方的下拉選單可以看到原本的週邊欄位，或是按下〔Shift〕＋〔u〕可以直接打開原本在左方的文章分類導覽列。

另外這裡我也建議大家使用「列表式瀏覽」和「資料夾分類」來搭配fullscreen閱讀模式。列表式閱讀的好處是文章先不展開，這樣對於速度效能有很大的幫助，另外也可以讓你先看標題挑著閱讀重點。而資料夾分類這個簡單的步驟，更是閱讀大量RSS資訊時最關鍵的效率強化手段，能夠讓我們真正的掌控資訊，而非被資訊掌控。詳細心得，也歡迎大家閱讀：「Google Reader 閱讀器發揮最大效率的13個簡單關鍵技巧」一文。

Google Readrr：http://www.google.com/reader

而這次Google Reader的第二個更新則是稍微改進了原本的「Trends（閱讀統計）」功能，例如，現在多出了一個新的統計數據：告訴你從使用Google Reader至今，已經閱讀了多少則訊息。

這裡只會計算曾經在文章列表中滾動瀏覽過、點擊互動過的文章數量，不會計算被你直接Mark All as Read的部分。

但即使如此，我還是看到我的數據上顯示：「從2007年8月21日至今，你總共瀏覽了300000+條資訊」……是的，~~為了怕你看到可怖的天文數字而心生資訊爆炸恐慌~~，Google「貼心」的在這邊把上限定為30萬則。

另外我也趁機仔細看了一下其它的閱讀統計數字（其實我平常根本沒有理會這個Trends功能XD），發現一些有趣的現象，就在最後一起和各位讀者分享：

1.過去30天中我總共瀏覽了10814則新文章，平均每天要瀏覽360則左右的文章。
2.但是我目前訂閱了708個網站，平均每天產生1600則新文章，也就是我的閱讀比例是23%，這就是歸功於資料夾分類的過濾效果。
3.另外我有在持續限制並計算自己花在Google Reader的時間，目前大概是平均一天60分鐘，也就是一篇新文章我平均花10秒閱讀（當然，有的文章可能兩三秒就跳過，有的會花上幾分鐘）。
4.我的閱讀速度快除了有做資訊過濾外，還有一個重要原因，就是我會善用稍後閱讀、資料分類的觀念，一些素材型的內容（以後寫文章參考用）可以先不深讀，先做歸類；一些觀念、趨勢型的好文章才比較仔細閱讀。這裡要善用Google Reader本身的Tag分類功能做文章保留管理。
5.在過去30天中，我雖然在Google Reader看了10814篇文章，但我居然只點開7篇文章（或文章裡的連結）到其原始網站去看！我有提過要盡量在Google Reader中完成所有閱讀工作，這樣才是最有效率的方法，也才能在60分鐘讀完360篇文章。
6.要達成第5項的成果，必須依賴一些工具，例如強制全文閱讀、Send To分享功能（Google Reader Send To 分享功能強化技巧，資訊集散再利用中心）等等。