2010年6月26日星期六

電腦玩物

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Gmail 新增線上直接檢視微軟Word文件，附易忽略好用功能筆記

Posted: 25 Jun 2010 11:08 PM PDT

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常常在新增、修改一些小功能的Gmail，今天又有了新的改變，那就是增加了「線上直接檢視、編輯、列印」微軟Office Word文件的功能（包含doc與docx檔案）。當然，這樣的新功能是利用Google Docs來實現，而我們也可以發現在Gmail的持續改進中，和Google日曆、Google文件、Google通訊錄與Google工作表互相結合成了一個愈來愈強大好用的個人工作管理中心。

gmaildocs-02這次Gmail新增的「線上直接檢視Office Word文件」功能其實很簡單，就是當你接收到郵件附檔裡有Doc、Docx檔案時，可以直接按下「檢視」，就能在瀏覽器新分頁中打開預覽畫面。

如本文開頭圖片所示，除了基本的內容瀏覽，你也可以進一步的執行下載、列印、編輯或儲存到Google Docs等動作。大大節省了還要下載檔案、打開Office軟體的時間。

 

 

很有趣的是，相比Yahoo線上信箱、微軟的Hotmail，或者是Office Outlook軟體，線上版Gmail一個明顯的特色（我覺得也可以說是優點）就是常常在推出「新的小功能」，這些看似瑣碎細節的小改進，一方面持續補強了傳統郵件服務該有的功能，另外一方面也有很大部分是優化用戶管理郵件效率的新實驗。

只是就像今天新增的這個「線上直接檢視Office Word文件」，因為真的只是一個小小改變（把「以HTML檢視」換成更完整的「檢視」），即使它對於我們用Gmail交換Office Word檔案有很大的實質幫助，但我們其實很容易忽略了原來有這樣的應用。

而Gmail中，類似這樣的「易忽略好用小功能」還不少！所以今天就接續這篇文章，我接著繼續列出自己平常使用時，覺得對於郵件收發、管理有很大幫助的幾個「易忽略好用小功能」，和大家一起交流分享。

 

  • 1.真正的一次「全部選取」所有郵件

例如你要刪除郵件時，很多線上信箱服務都要一頁一頁的刪，一次只能「全選」這一頁裡的郵件。但是在Gmail中，當你按下「選取：全部」後，會在列表上方出現一條提示訊息（如果不仔細看可能會忽略），這時候點選該訊息中的「選取XXX中的所有XX個會話群組」，就能達到「真正的全選」。

就算你有上千封郵件也可以一次選取，然後進行刪除、移動等其它管理動作。

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  • 2.快速將往來郵件對話記錄存檔編輯

一來一往的郵件溝通商談，在Gmail裡會整合在同一個討論串中，你可以隨時展開來看到彼此之間的郵件對話。這是一個很棒的功能，即使對方回信時沒有引用你的原信也沒關係，因為在Gmail裡往來郵件都會被整合在一起。

而從這個功能出發，你可以在Gmail的「研究室」中啟用「建立文件」功能，這樣一來你的郵件討論串右上方就會多出一個「建立文件」連結，點擊後，這串郵件對話記錄就會儲存到你的Google Docs中。

這個功能「不是」用來儲存「要作為證據」的那種郵件對話記錄！正好相反！這個「建立文件」功能，是用在當你需要進一步編輯郵件對話內容、統整溝通商談紀錄，然後修整出新的備忘錄回寄給對方時，提供了利用Google Docs完成的便捷管道。

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  • 3.將某位寄件者立刻加入Gmail通訊錄

當你在郵件中發現新的寄件者時，如果想要快速將這位寄件人添加到你的Gmail通訊錄中，那麼我建議的方法是將滑鼠游標移動到寄件人名稱上，這時會浮現一個名片氣泡框，點擊【更多】－【聯絡人詳細資訊】。

這時就會跳轉到通訊錄編輯畫面，並且自動填寫好名稱、郵件等欄位，你只要再做好分類或添加重點資訊即可。

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  • 4.一次回覆郵件裡的所有關係人

郵件寄件人當然只有一位，而有時候收件人則會有很多位，這時候如果你直接回信，通常是只回給寄件人一位。而如果你想要回信時也同時回給其他收件人，那麼就可以利用郵件右上方下拉選單裡的【回覆所有人】，便可把「一干人等」全部加入收件人欄位中。

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  • 5.在Gmail中用「其它郵件帳戶」收發郵件

要先聲明一下，我這邊要講的「不是」利用POP3功能把其它信箱的郵件倒入你的Gmail！

而是假設你還有一個「Yahoo郵件帳戶」，你可以在Gmail中利用這個「Yahoo郵件帳戶」發信給朋友，而朋友接收到時會先看到你的Yahoo郵件帳戶名稱，但是當朋友要回信時，他卻會回到你的Gmail當中（或你指定的任何回信處）。

這要怎麼做到呢？進入你的Gmail設定，切換到〔帳戶和匯入〕頁面，在「以這個地址寄送郵件：」中新增其它郵件帳戶，設定時，除了可以完全自訂要顯示的姓名，也可以在「回覆地址」處，自由填寫要讓對方回信到哪裡。

那麼這個功能有什麼用呢？例如你正要從Yahoo信箱帳戶轉換到以Gmail帳戶為主，但你的朋友都還是習慣你的Yahoo帳戶，這時候除了一開始說的可以利用POP3倒入郵件外，你也可以在以後寄信時利用後面這個功能，讓朋友慢慢習慣使用你的新Gmail信箱來和你通信。

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  • 6.最長20秒的「取消傳送」時限

在Gmail的「研究室」中，有一個「取消傳送」功能，啟用後可以在設定裡進一步決定取消傳送的時限，最長為20秒。這是一個很好用的功能，當你發信後，頁面上方會有一個「取消」連結，你可以在時限之內反悔；假設你常常手誤把還未寫完的信件送出，那麼一定要用用看這個取消傳送功能。

有的朋友可能會問，Gmail研究室裡不是還有一個寄信時「給你一個數學題」，解題正確才能送出郵件的功能嗎？那個功能是不是比較保險？我自己使用比較後的結果，覺得解題的功能實在有點無厘頭，好玩成分居多，還是「取消傳送」比較能有效收回，而且又不干擾正常發信。

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  • 7.回信時快速指定「引用文字」

如果我們回覆郵件時，直接按下〔回信〕，這時候通常會整個引用前一封信的完整內容吧？大家有沒有覺得這樣的引用方式常常讓郵件顯得內容很混亂呢？而如果還要自己去手動調整、刪除不必要內容，也是一件麻煩的事情。

而Gmail的「研究室」中有一個「引用選取的文字」功能，開啟後，當你回信前只要用滑鼠圈選原信的部份內容，按下〔回信〕按鈕後，就會只引用你圈選的文字部分，讓整封郵件更簡潔，對方也能看到你想提出的重點。

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以上，就是我持續以來使用Gmail過程中，七個雖然不能說非常重要，但如果善用它們卻能增加不少效率的小功能。

就像今天Gmail新推出線上直接瀏覽Word文件檔案，看起來似乎沒有特別驚豔，但如果好好利用，那麼我們就省去了還要下載檔案、打開Office軟體的時間，一些簡單的文件可以立刻線上進行列印、回覆。

那麼，最後我也希望能拋磚引玉，邀請讀者們來說說看，Gmail裡面還有哪些像是這樣「容易忽略」的小功能，但其實對你來說卻能發揮大大功效的？讓我們一起來交流Gmail更有效的用法。

P.S.未來我也打算針對Gmail的自動過濾、標籤分類、多窗格，以及與其它Google服務的整合應用，來寫一篇「Gmail有效管理法心得分享」，敬請期待，也歡迎針對這樣的主題先與我自由交流意見。
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