2011年4月7日星期四

電腦玩物最新文章●我愛上使用 Gmail 的10個理由

電腦玩物最新文章●我愛上使用 Gmail 的10個理由


我愛上使用 Gmail 的10個理由

Posted: 07 Apr 2011 06:18 AM PDT


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今天看到Gmail官方部落格發表了一篇「Fixing the little things」,裡面提到Gmail從現在開始會陸續針對用戶回報的操作疑難,進行一些優化更新,解決使用上的問題,或是增進使用上的效率;因為Gmail提到他們每天都會聽到用戶說:「我很喜歡Gmail,除了某個地方有點小問題......」。而從這一句話中,讓我聯想到不如來寫一篇自己喜歡使用Gmail的理由?提供自己常常使用的優秀Gmail內建功能與大家分享?

於是這篇文章就這樣誕生囉!不過我要先說在前頭的是,我並沒有深入使用過Yahoo或Hotmail等信箱,所以下面的理由完全不是經過詳細比較的,有可能這10個功能都是Gmail上專有的,但也可能有部分功能在其它電子郵件服務中同樣具備!這部份歡迎其它讀者來指出相同、相異處,甚至推薦其它電子郵件服務讓你愛上的理由。

而如果要說我之所以愛上使用Gmail的最大理由,那麼大概就是這個郵件系統在使用上非常有效率這包含了它可以把很重要、重要、不重要、垃圾郵件做出自動化的分類(而非混雜的),這包含了它在多人郵件往返中可以讓一整串相關郵件形成對話群組(而非散亂的);所以在Gmail中很難錯失郵件,也不會手忙腳亂被郵件搞昏頭,可以快速處理完每天的郵件工作。

 

優先收件匣的功能就是幫你從茫茫的信件海中,撈出「對你來說重要」的郵件!而且這個判斷標準可以說是自動化的。

Gmail會依據你平常處理信件的習慣、郵件往返的對象,以及該封郵件本身的屬性等等,自動判斷這封郵件對你來說重不重要,它的判斷大多時候很準確,還能因為你的深入使用而愈來愈準確。

懶得管理的人就應該使用優先收件匣,因為它把管理的步驟簡化到最少,但卻能產生優秀的過濾效果。試想看看,以前你的郵件全部混成一堆,現在卻能自動分出重要的、一般的兩堆郵件,讓你優先處理重要的那一堆郵件,這樣不是方便多了?

而且如果你使用Gmail Mobile App的話(以Android為例),它可以設定成「只通知」出現在優先收件匣的新郵件,也就是說只有重要的新郵件才會在手機上出現提示,讓你可以放心打開手機郵件推送功能,又不用擔心出現一堆無謂的通知。

 

Gmail Tasks工作表能夠協助用戶排程處理重要的郵件,並且提醒用戶不要忘記在特定時間處理特定郵件。

因為有了工作表功能,而改變了我自己處理電子郵件的習慣(當然是往好的方向轉變)。我以前處理郵件時,如果遇到暫時無法處理的郵件,就是先設定成未閱讀或是加上星號,想說以後再從一長串郵件清單中找出未閱讀郵件來處理,但後面這個動作非常的沒有效率,還很容易漏看。

所以我現在的方式,就是先把郵件依據工作分類丟到工作表的不同清單中,當有時間處理郵件時,就到工作表上打開分類,依序處理郵件。因為現在透過工作表統一處理待辦郵件,所以待辦郵件不會和已處理郵件混在一起,並且還能設定處理時間並同步到Google日曆上提醒自己!

 

對於各種不同需求的郵件,可以利用「篩選這一類郵件」功能進行自動分類。像是我會把工作上、部落格中,或是特定超重要任務的不同郵件,讓它們一收信就自動進行分類。

在Gmail中透過篩選器與標籤分類時,還可以幫不同性質的郵件加上彩色標示,或者把某些郵件自動歸入垃圾筒?自動封存?等等,這樣一來當你收到郵件的那個瞬間,就已經過濾掉不一定要看的郵件,你的郵件列表也就會顯得更有條理。

我自己建議的使用方式是:多多建立篩選器、多多建立新分類,不要省著用,而應該遇到什麼新郵件就當下建立好未來的自動分類!這樣你的專屬郵件過濾系統才能一直保持高效率,而且你不需要擔心分類清單太長,因為Gmail可以讓你設定只要顯示最重要的幾大分類即可(其它小分類就讓他們隱藏在系統下自行運作)。

 

  • 04.會話群組:

在Gmail中郵件往返會自動歸類在同一個對話群組中,變成好像即時通那樣的聊天結構,這在郵件溝通上更加的有效率,因為每一封相同主題的郵件都會連結在一起。

當多人同時進行溝通的郵件討論,或是需要重複往返很多次的郵件溝通,都可以透過會話群組自動歸類,讓這些郵件不會分散錯亂。

尤其當某一封回信隔了好幾天才寄來(或是某一個討論需要好幾天、好幾個禮拜),這時候這些郵件還是會歸入同一個對話群組中,我們就能輕易瀏覽好幾天前的討論串,不用為了找回之前的對話而大費周章找郵件了。

 

透過Gmail接收檔案,可以事先在網路上「預覽」絕大多數的圖片、文件檔案格式。

這樣做有很多好處,例如我們可以不用先下載檔案就能線上瀏覽,還有我們即使沒有安裝相應軟體也可以線上打開檔案來看。

 

  • 06.自動添加連絡人:

在Gmail中,你曾經發信、回信過的對象,都會自動加入Gmail通訊錄中,方便你以後查找。

這個功能雖然可能讓你的通訊錄中出現一些「閒雜人等」,但大多時候這是一個很有效率的功能,尤其當你要找回之前印象中發信過的某個收件人郵件位址時,Gmail的自動記錄常常能幫上一個大忙。

這些自動添加的聯絡人其實也會放在一個「其它聯絡人」的專屬分類中,所以後續要管理或刪除也很容易。

 

  • 07.收件位址自動完成:

要填寫收件者欄位時,不用花時間翻找聯絡人,因為Gmail可以讓你直接隨打隨搜,自動補完收件人地址。

當你在Gmail中要寄發一封新郵件,在收件者欄位上直接輸入部分關鍵字,例如聯絡人的姓名,或是郵件地址部份單字,這時就會自動彈出一些建議清單,讓你快速點選就能輸入完整收件位址。

而且這份建議清單是會依據你常聯絡的對象自動學習,總是可以推薦出你真的想要的那位聯絡人。

 

  • 08.垃圾郵件過濾:

優先收件匣、自動過濾,再加上這個垃圾郵件過濾,所以使用Gmail更加能夠讀到真正有用的郵件。

不用說,Gmail的垃圾郵件過濾功能非常優秀,雖然還是可能漏殺或誤殺,但基本上可以保持郵件清單的「無垃圾」閱讀。

 

  • 09.GTalk即時通:

Gmail內建的GTalk可以讓你和同樣使用Gmail的朋友進行線上即時通,不需額外安裝任何軟體。

雖然GTalk很難取代真正的即時通(主要因為大多數人的使用習慣還是MSN或yahoo即時通),但是GTalk卻在很多時候很有用。

例如有些朋友沒有開MSN即時通,但卻更有可能開著Gmail在收信;或者當使用環境不適合打開MSN時還是可以透過GTalk對談。而且GTalk的對話記錄都會以郵件形式自動存進Gmail中,有時候重要對話使用GTalk+Gmail郵件記錄反而更好。

 

  • 10.雲端同步:

當我開始使用Android手機後,基本上郵件系統、通訊錄系統就更加的以Gmail為核心,因為可以雲端同步重要的聯絡人與通信資料,不管在任何電腦端、手機端,隨時看到的資訊都是一致的。

而且Gmail的通訊錄最近新增了「還原30天前聯絡人清單」的功能,如果有任何錯誤操作都可以輕易還原。

而平常把聯絡人儲存在雲端Google資料庫中,除了同步更方便,也不會因為電腦手機的硬體意外而遺失資料。

 

  • 小結:

以上就是我自己長期使用Gmail後,覺得這個郵件服務中我最喜歡的功能。那麼文章最後,歡迎大家也可以分享看看你喜歡Gmail的幾個理由?

或者,你更喜歡使用Yahoo或Hotmail等等其它服務,也歡迎分享你們覺得這些郵件系統的優秀之處,大家一起比較討論看看。

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