2009年4月2日星期四

電腦玩物

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Tag2Find 把 Web2.0 Tag 標籤管理術帶入桌面檔案檢索

Posted: 01 Apr 2009 09:00 PM PDT

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（寫在前面：本文我曾經發表於很久之前某一期的《密技偷偷報》雜誌，暫時忘了那一期XD，不過現在貼上這篇文章到自己的部落格中，主要是因為想要聊聊標籤管理的方式，也算是為了我即將完成的EverNote3.1心得分享鋪路^^）

我想使用過電腦來管理檔案的朋友，應該都曾經碰到過類似下面的情形：一段錄製好的家庭生活影片，猶豫要將其歸檔到「生日」的資料夾好，還是歸檔到「女兒」的資料夾好，因為放進其中任何一個資料夾，就代表你以後無法在另外一個資料夾裡面找到這段影片，但是如果把影片複製成兩份，各自存在兩個資料夾中，那又實在太過耗費硬碟空間。

於是傳統的綱目式分類法必須有所改變，我們需要一種「更有彈性」、「更能表現出複合關係」、「更能體現資料多樣性」的分類方式，而「Tag標籤分類」這種發源於Web2.0網路的獨特方法便應運而生，並幫我們解決了上述問題。

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今天要介紹的Tag2Find軟體，是一個對有大量檔案管理需求的人來說，會很實用的一種檔案資料檢索工具，因為它運用了「Tag標籤分類」的方法，讓你可以快速並深入的查出你想要的內容。

Tag這種管理方法因為一些Web2.0的網路服務而受到矚目，例如Flickr網路相簿和Del.icio.us網路書籤，都利用Tag來管理其龐大的相片和網頁資料；而我們的電腦中其實一樣擁有複雜的資料檔案，既然如此，何不來學學別人成功的範例，也試試看在電腦桌面上運用「Tag標籤」的檢索方式呢？

 

  • 傳統分類V.S.新式標籤管理

Windows的檔案系統採取了樹狀的母子結構，層層堆疊，資料因此能達到某種分門別類的結構性，這是傳統的分類方式。但是就如圖一所示，分類底下的資料，被歸入分類後就受到「管制」，即使彼此之間有所關連也「無法溝通」，這導致了我們在檢索時的侷限，例如進入A分類只能找到甲資料，不可能找到乙資料，我們也不可能透過受到A分類管制的甲資料來找到丙資料。

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如果是「Tag標籤」的管理方法，則會呈現出不一樣的局面。在圖二中，我們可以看到「標籤」是一種由不同資料共用的元素，而每項資料主體可以享有多種標籤；於是當我們查找A標籤時，可以同時找到甲和乙兩種資料，然後我們發現甲資料擁有一個B標籤，於是透過B標籤我們又發現了可能相關的丙資料，資料間便透過「標籤」的方式得到了溝通連結，甲、乙、丙三種資料也同時保留了它們的獨立性與關連性。

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  • 你覺得它是？輕鬆給資料下標籤

「Tag標籤分類法」操作起來非常簡易，你只需要針對每個獨立資料去定義你覺得屬於它的標籤即可；例如關於一首歌，你可以給它加上「台語」、「抒情」、「對唱」等等標籤，如此一來以後你就可以透過這些標籤來找到這首歌，或是找到其它相關的歌曲。

使用者從頭到尾只需要做一件事：「給資料下標籤」，然後你的資料庫系統就會自己建立起來。而下標籤時記得要打破你自己傳統分類的思維，標籤分類法並不是要追求一種整齊劃一的管理（當然深入應用標籤後，就會發現還是需要某種管理，這個是更進階的問題，要實際應用後才能體會），而是要訴求有彈性、有效率的檢索。因此你其實只要問自己：「你覺得這個資料是什麼？」然後賦予這份資料多個定義，當資料庫裡被下標籤的資料多起來後，會自然形成一個俗稱為「標籤雲（Tags Cloud）」的資料系統，你便可以透過它來檢索出你的資料。

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前面講解了「Tag標籤」在管理上的優勢，而對使用者來說，只要輕鬆的下標籤，然後你的檔案就會慢慢自己形成一個體系，這種省時省力的方式，是不是很有吸引力？所以本文要介紹的「Tag2Find」，就是一個可以幫你電腦主機裡的檔案架構出標籤系統的軟體，透過本文的教學，大家趕快來更有效率的搞定自己的資料管理難題吧！

 

  • Tag2Find的安裝流程

下載軟體並進行安裝，要注意的是Tag2Find要先安裝.Net Framework 2.0，並且要在NTFS的檔案系統中才能順利執行。如果符合上述條件，就可以開始安裝軟體。 Tag2Find安裝完成後，需要先進行一些基本的設定。當你看到「Welcome」的畫面時，按下右下角的〔Next〕開始進行設定。

在「Database」的頁面中，你需要設定一個未來用於儲存標籤設定的索引庫位置。因為Tag2Find使用的是和Windows不一樣的管理方法，所以需要額外一個檔案來存放那些標籤資料。基本上不需更改設定，直接按下〔Next〕。

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接下來Tag2Find會顯示它可以追蹤的磁碟機，基本上只要是本機的磁碟都可以支援，以後你可以任意的幫這些磁碟裡的檔案下標籤。同樣的，確認資料後，直接按下〔Next〕繼續。然後Tag2Find會開始啟動它的服務，並在開機時常駐執行兩個小程序：「T2FService.exe」和「tag2find.exe」，加起來大約會佔用40MB的記憶體空間，不太會影響到電腦系統的效能。

安裝的最後一個畫面，有一段簡單的教學示範影片，第一次使用的讀者可以先花點時間觀看一下，這樣會讓你更容易上手這個小軟體。觀看完影片後，按下〔Finish〕就可以完成整個安裝過程。

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  • 立刻上手：大量檔案自動上標籤

剛安裝完Tag2Find的朋友，可能會想說，我之前不知道有這個好工具，所以一大堆已經存在的檔案根本沒有下過標籤，這樣要重新建立標籤系統不是反而很花時間嗎？別擔心，Tag2Find已經幫你想好了簡單的幫大量舊檔案加上標籤的方式。

完成安裝後，Tag2Find應該會直接跳到幫大量舊檔案自動化上標籤的畫面。在這個畫面中你可以選擇要被自動上標籤的檔案位置，例如可以勾選「My Documents」，稍後就可以自動為「我的文件」裡的檔案加Tag，決定後按下〔Next〕。

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但是在同一個磁碟或資料夾裡的檔案類型很多，並非所有的檔案你都需要建立標籤檢索。所以第二個畫面中，你可以勾選「import only selected extensions」，並繼續勾選你想幫其加上檢索標籤的副檔名，完成後按下〔Next〕。

在「Tag Suggestion Modes」中，你可以設定Tag2Find自動幫檔案上標籤的方式。例如勾選「based on parent folders」會根據檔案所在的資料夾名稱加標籤；勾選「based on file extension」則可以根據副檔名來下標籤；「based on file metadata」可以從檔案的元資料中找關鍵字來訂標籤。

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在上個步驟中如果點擊〔Options〕，可以進入稱為〔Categories〕的自動化標籤名稱設定。在這裡你可以針對「Archive壓縮檔」、「Document文件檔」、「Image圖片檔」、「Movie影片檔」、「Music音樂檔」和「Web網頁檔」各種檔案類型自行設定專屬的標籤名稱。決定後按下〔OK〕。

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全部調整完後，按下步驟3的〔Finish〕，接著Tag2Find就會根據你前面的選擇，開始從檔案類型、檔案位置、檔名等等資料來做分析判斷，並快速幫你的舊檔案都自動加上相關的Tag。

完成後，你可以在瀏覽視窗中看到全部被加上新標籤的檔案列表，綠色的部份就是新加上的標籤。你以後還是可以打開這個「New Tag Browser」的視窗，並選擇左上角的【File】→【Add Files from】→【Directories】，來重複這個自動上標籤的流程。

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  • 即時監控：增訂新檔案的Tag標籤

解決了舊檔案都沒有上標籤的問題，或許你還想問，那我每天都會新增的許多檔案有沒有方便的增訂標籤方式？當然有，Tag2Find可以即時監控你新增的檔案，並提供簡單的介面讓你為這些新檔案上標籤。

當你安裝Tag2Find後，它會常駐在你的系統，並在桌面右下角的系統列中出現一個圖示。這時候Tag2Find其實已經在監控你的電腦，如果你有新增檔案時，桌面右下方會浮現出Tag2Find的「New File Monitor」視窗。

浮現這個新增檔案視窗的用意，就是要讓你方便的為新檔案加上標籤。首先勾選你想上標籤的檔案項目，然後在下方的輸入欄位中填入你想增加的標籤名稱， Tag2Find支援中文的標籤內容。

你可以同時增加多個標籤，每個標籤中用「,」隔開即可。如果你輸入的標籤是之前有加過的，那更上方的視窗會顯示出符合你目前輸入關鍵字的既有標籤，你可以快速選擇一個已經被使用過的標籤名。

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把你一次想加入的標籤都輸入完畢，然後按下視窗畫面右下角的〔→〕，就會開始把標籤資料加上去，如果你一次要新增的檔案量比較大的話，那麼有可能會需要比較久的等待時間。

另外你也可以點擊彈出視窗右上角的選項按鈕，這時候可以針對「即時監控」的資料夾來進行設定，Tag2Find預設監控的是「我的文件夾」和「桌面」，這是兩個我們最常會去新增資料檔案的地方，而如果你有其他常用的資料夾，都可以透過右方的〔＋〕新增進來。

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  • 快捷檢索：透過Tag呼叫相關檔案

透過前面的「自動上標籤」和「即時監控」兩大主要功能，相信大家都可以透過Tag2Find來輕鬆的幫檔案上標籤了。不過事情還沒完，我們之所以要運用Tag標籤，當然最重要的目的是讓檔案檢索更為方便。所以下面我們就來介紹Tag2Find內建的檔案快速檢索功能。

在Tag2Find的系統列圖示上點擊滑鼠右鍵，打開功能選單後點選【Floating TagBox】，如此一來桌面上就會出現一個浮動式的搜索列。不過這個搜索列是讓你透過Tag標籤來檢索檔案，和一般的Windows檔案搜索大不相同喔！

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當我們在Tag2Find的搜索列中輸入一個字母時，Tag2Find就會自動幫我們去配對目前已經存在的標籤關鍵字，你可以用鍵盤的〔↑〕、〔↓〕方向鍵來切換相應的標籤，決定後按下〔Enter〕即可。

這時候更上方的視窗會出現擁有這個標籤的所有檔案，找到需要的檔案後，你就可以直接用滑鼠雙擊目標檔案來快速開啟。

如果第一次檢索出的量太大，你可以用複數的標籤來縮小檢索的範圍，方法還是一樣利用「,」來區隔多個標籤。另外你也可以看到視窗裡面會列中目前檢索檔案中有包含的其他Tags，你可以直接點選這些標籤來組合檢索的過濾條件。

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你可以透過直接點選搜索列右方的〔→〕按鈕，來打開全部符合條件檔案的瀏覽視窗，在這個瀏覽視窗的左方，你可以看到包含輸入標籤的所有檔案，還可以預覽圖片、影片和音樂。此外在瀏覽視窗的右方，則可以看到這些檔案所包含的所有標籤，你可以在這團「標籤雲」中，繼續針對你感興趣的Tag來延伸你的搜索。

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  • 進階編輯：手動進行歸納整理

透過前面這三個基本功能，其實已經可以很順利的開始使用Tag2Find了，基本上「Tag標籤」管理的訴求點之一就是「簡單易用」，能把管理的時間壓縮到最小、最有效率才是其目的。不過我們當然還是可以在需要的時候，透過手動的方式來做一些進階的Tag標籤編輯管理。

在Tag2Find的系統圖示上按右鍵選擇【New Tag Browser】，打開Tag的瀏覽編輯視窗，這時候我們可以用滑鼠拖曳的方式，來將想要編輯Tag的檔案拉進視窗當中，或者透過【File】→【Add File From】的方式來加入檔案。

加入檔案後選擇上方工具列中的【New Edit Tags】，就可以打開一個編輯分頁，在這個分頁中你可以針對這些檔案來進行Tag標籤的增減與管理。

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你可以在編輯視窗的右邊看到目前所有檔案所包含的Tag標籤，標籤名稱後面的數字代表在視窗裡擁有這個標籤的檔案數目。你可以先在視窗左邊選擇好想要編輯的檔案，然後在右邊標籤列表的〔＋〕、〔－〕按鈕上來增減你所選取檔案的Tag。

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接下來很重要的一個步驟是，當你編輯管理好檔案的標籤後，千萬要記得，到上方按下〔Save〕來儲存。如果按下旁邊的〔Save All〕，則是儲存所有分頁的編輯結果。

 

  • 快速編輯：隨手為檔案加上Tag

除了透過視窗分頁來編輯大量檔案，Tag2Find也整合在Windows的系統中，當你隨時看到有檔案想為它加上Tag標籤的話，只要圈選檔案後點選滑鼠右鍵，然後選擇【Quick Tag This】，就可以方便的進入這些特定檔案的標籤編輯畫面。

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「Quick tag this」不需要進入編輯畫面，當你圈選特定檔案並進入快速編輯後，會在你的浮動搜索列彈出一個視窗，裡面包含了剛剛選擇的檔案，這時你只要直接在搜索列裡填入想加上去的標籤，按下〔→〕。

所有添加Tag標籤的格式與方法都和之前一樣，最後會出現一個視窗問你是否確實要幫這些檔案加上新的標籤，按下〔Yes〕確認後，就完成了快速編輯的動作。

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  • 效能設定

在系統列的Tag2Find圖示上按滑鼠右鍵，選擇【Options】，就可以進入設定畫面當中。

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切換到〔Advanced〕標籤頁面，勾選中間的「Optimize for speed」，可以透過增加Tag2Find的記憶體用量，來優化Tag2Find的執行效能。如果你有足夠多的記憶體，那麼多分配一點給應用程式來用，是合理的選擇。

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  • 小結：有「意義」的搜尋

網路上的搜索龍頭Google推出了頗有劃時代意義的「Google Desktop Search」，這個桌面搜索工具可以讓你深入檔案的「內容」去查找資料，例如一篇word的檔名叫做「543.doc」，而它的實際內容包含了旅遊、台灣、美食等等辭彙，當你用Google Desktop Search時，便可以用美食等字詞來找到「543.doc」這個文件。而且Google的桌面搜索還支援去找電子郵件等等資料的內容，更是大大增加了實用性。

但是你應該也會發現，身邊的朋友們使用Google Desktop的機率似乎不高，除了真正有商務用途的人士外，一般人還真的很少會用Google桌面搜索來作為查資料的工具，為什麼呢？因為Google Desktop真的很耗資源，除了為了要查找每個檔案的內容，所以必須建立一個以「GB」為單位來計算的龐大索引檔外，在建立索引檔過程的效能也不盡然能讓人滿意。

我們可以看到「內容搜索」雖然有其優點，但是也有很明顯的缺點存在。而Tag2Find正好彌補了這些缺點，它本身比起Google Desktop當然輕巧許多，因為不需要去檢索內容，所以也沒有龐大的索引資料庫需要負荷。最重要的就是Tag2Find利用標籤分類的管理方式，等於是幫每個檔案增訂各種「有意義」的「關鍵字」，如此一來當你要找檔案時，既不會被檔名侷限，也不會陷入內容的沼澤中，對於圖片、影音等沒有文字內容的檔案照樣可以增加標籤，於是一找就可以找到你自己想要的關鍵目標。
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