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| Remember The Milk 線上待辦事項管理服務，隨時記住下一步行動（心得篇） Posted: 29 Apr 2009 10:02 AM PDT
咦？看到這裡一定有人開始產生疑惑，單純依靠「把下一步行動記入清單」這個小動作，就能夠提高工作效率嗎？當然，因為在這樣的顯性行動中其實還包含了三種有助於提昇效率的隱性行動：其中第一種大家應該都很容易想到，那就是比起你的腦子，你的那份實體清單記性更好！所以不如讓創意比記憶更強的腦袋，來處理它擅長的當下工作，而把記憶這種事情搬出腦袋的位置，讓其它工具來輔助你記憶。 另外透過「把下一步行動記入清單」還可以讓你開始進入「規劃」、「組織」與「管理」的狀態，有時候我們會誤以為所有的計畫可以在腦袋裡面完成，於是我們在心裡不停的想、不停的修改，但是其實腦袋通常很難單獨負擔這麼龐大的工作，你要不是想到後面忘了前面，就有可能忽略了某個細節；而當你把一件事情筆記下來時，你才能更好的進入各種環節、各種瑣事的組織重整階段。 而且很重要的一點是，當你開始筆記下來第一件要做的事情後，換個角度看也就表示你開始去「做」那件事。我們常常說任何事情都是第一步最難，所以與其一直在苦想我要如何邁開第一步，不如就把「記下我要做這件事」當做第一步；很多時候當你踏出第一步後，你的勇氣與動機就會跟著提昇，完成事情的可能性也提高，因為你已經打開那扇門了！所以第一步不要給自己太難跨越的高牆，就用「記下我要做的事」來當做那扇門。
以上純粹是我自己使用「待辦事項清單」這類工具的心得，不是什麼理論性的研究，是不是和所謂的「GTD」方法相同或不同也不是那麼重要；因為既然我自己真實感覺到這些好處，那麼我相信這樣的分享也可以給讀者們一些幫助、啟發，或者能激發讀者一起在本文留言中討論那就更好了。 前面我已經提到「待辦事項清單」工具的目的是「把下一步行動記入一份清單」當中；這和一般所謂的「行事曆」是不太一樣的，因為行事曆工具的目的是「記住某個時間點的約會事件」。如果你閱讀完我上面的說明，還是發出了一個疑惑：到底待辦事項清單和行事曆有什麼不同？那麼你一定要先看看我寫過的：「Rainlendar 中的 TO DO（待辦事項）、 EVENTS（約會事件） 有什麼不同？」，只有明確的了解建立「待辦事項清單」的特殊目的，那麼你才能體會我接下來要介紹的「Remember The Milk」好用在哪裡。
我沒有辦法在一篇文章寫完所有Remember The Milk的特色優點。所以我這篇文章將著重在Remember The Milk（RTM）的使用觀念與基本技巧，尤其我希望能夠透過心得分享，做到讓原本完全不懂RTM要用來幹嘛的朋友，看完這篇文章之後能夠理解RTM的應用可能性，並且能經過這篇文章的介紹後，進而利用RTM來管理他們自己的工作規劃。（當然，如果當你了解RTM的使用方法後，覺得這不適合自己，或者不喜歡這種方式，那麼我也沒有要說服大家一定要使用RTM的意思，我只是介紹一個我自己喜歡，並且覺得有用的工具而已！）
當你來到RTM的官方網站後，因為現在都有完整的繁體中文介面，我想應該不需要介紹註冊帳號等基礎流程，我們直接從你已經註冊了一個免費的帳戶後開始。 當你第一次登入RTM，你應該會看到「概觀」頁面，在這個概觀頁面中，你可以看到自己「今天」、「明天」和「逾期」的工作清單，等到你已經有新增各種內容後，你就可以透過「概觀」頁面快速的知道自己今、明兩天的行動方案。從這裡我們可以看到，RTM強調的是提醒你當下的工作方針，所以說它不是行事曆，不是要讓你去擔心一個禮拜後的晚餐約會，而是關注你下一步要採取的行動（當然你要用RTM記錄某個約會時間也是可以的）。 我前面有提到要了解：「Rainlendar 中的 TO DO（待辦事項）、 EVENTS（約會事件） 有什麼不同？」，不過這樣的區分當然不是絕對的，工具雖然有它們先天上設計的精神與目的，但是使用者在於人，而人就可以依據自己的想像和需要賦予工具不同的用法，這一點觀念一定要把握住。 「概觀」頁面是要讓你了解自己接下來要做的事情，不過RTM主要的操作、管理頁面則要點擊〔繼續進行工作〕，然後你就可以進入「工作」頁面管理自己的待辦事項。你也可以透過右上角的「工作」、「地點」、「聯絡人」與「設定」分別操作RTM的不同頁面。
點擊〔繼續進行工作〕後，進入主要的「工作」頁面，這邊你可以看到不同的清單分頁，每個〔清單分頁〕下可以新增多個「待辦事項」，或者針對待辦事項進行各種管理動作，因為都是中文介面，所以我想大家摸索一下一定沒有問題。 這邊我們也可以發現Remember The Milk使用的基本觀念就是我一直說的：「把你的下一步動作記入清單」（下一步動作＝待辦事項；清單＝清單分頁）。你能夠設定不同的清單，這可以說是不同的分類，也可以說是不同的任務，然後每種清單底下新增真正要去完成的待辦事項，也就是你實際的行動。
在網頁右方可以看到詳細資料欄位，依據你選擇的不同項目，這邊會顯示不同的詳細資料。例如你選擇某個清單分頁，這時候右方詳細資料欄位就會顯示這份清單需要完成的、到期的、已完成的工作；另外你也可以分享你的某份工作清單給某個聯絡人，或者把某個任務清單公開到網路上，這部份關於分享的應用屬於進階功能，我在今天這篇文章就先不說明。
那麼，我們就來實際的操作看看Remember The Milk，我會介紹幾個最重要，可以說一定會用到的功能，並且說明我的使用心得，讓讀者了解RTM應用的方法。 在剛剛說的「工作」頁面裡，你可以看到自己的工作清單分頁，每個清單分頁底下有你新增的工作項目。你可以透過「新增待辦事項」來新增一個工作項目；你可以透過勾選某幾個工作項目後，利用上方的〔完成（完成工作）〕、〔延期（工作延後一天）〕等按鈕進行相關操作。 操作上都是中文介面應該沒有什麼問題，我想最需要說明的還是RTM這種操作流程的意義何在？首先： 1.依據「清單」來分類不同的待辦事項，讓你可以聚焦於不同任務要做的不同事情。 2.接著透過不同排序方法讓你看到最緊迫、最重要需要完成的工作。 3.簡單易用的〔完成〕與〔延期〕等操作按鈕，其實就是讓你用最便利的方法彈性管理自己要做的事，工作完成時就按下完成，工作必須延期時就延期，操作上強調直覺和快速，最重要的就是凸顯出工作清單這個焦點，讓你能聚焦於工作處理本身，而不是耗費很多時間在規劃管理上。
RTM要強調的就是「去處理工作」，而不是把時間浪費在一直規劃、分類、查詢等事情上面，「開始做」比什麼都要重要，這就是RTM在介面上極度簡化，並聚焦於「新增工作」、「完成清單項目」這兩大要素的原因。所以使用RTM的時候，一開始不應該花太多時間去摸索介面，介面用久了慢慢就可以了解進階功能，最初只要把握住如何新增？如何確認完成？這兩大動作即可。 也因此你可以看到新增待辦事項時，其實RTM甚至只要求你輸入「工作名稱」即可！其它資料不輸入也沒關係！為什麼呢？因為待辦事項清單的目的就是我最前面說的：記住它、規劃它、開始做。而其中更重要的其實是「記住」然後「開始做」！即使只有一個簡單的清單項目列表，你其實就已經可以依據清單來快速完成自己該做的事情了。 不過當然一般來說「規劃它」的功能也是會需要的，而這部份你就可以在選擇某項工作項目後，在右方的詳細資料視窗裡面，設定該工作項目的各種細節，例如時間、循環、優先等級（利用清單上方的【更多動作】選單來設定）、標籤、地點、聯絡人等等，完成「規劃它」的動作。
在每項工作的詳細資料設定視窗裡，你可以針對某項工作（待辦事項），進一步設定相關資料。
了解如何新增待辦事項，以及RTM一些相關功能設計的意義後，其實你基本上就掌握了可以開始操作的必備認識。所以接下來的內容就簡單一點，主要是說明我覺得可以輔助我們管理待辦事項，幫助我們快速獲得下一步行動資訊的相關功能。 到RTM網頁最右上方，點選「設定」，接著在設定頁面中切換到〔清單〕這個設定分頁，你可以在這邊新增、刪除你的清單列表。 什麼是清單？前面已經不斷說過，RTM的目的就是讓你把下一步行動記入「清單」裡面，所以管好自己的清單（可以想像成工作分類，或者想像成不同的任務專案）當然是非常重要的。
透過RTM網頁最右上角切換回「工作」頁面，你就可以看到你新增的各種工作清單。例如我自己常用的工作清單是「工作」、「學習」、「私人」和「部落格」，但是我也會依據臨時的工作需求來增加清單，例如增加一個「五月部落格專案」清單專門記錄我五月份想寫的部落格文章。 你可以隨意的增加、刪減清單，最重要的就是適合你目前工作的需求。
尤其有些比較大型的工作，或者比較繁瑣的任j務，獨立出一個清單來管理不同工作項目會方便很多。就像假設我的「五月部落格專案」清單裡面有一個工作是寫一篇「電腦必備免費軟體介紹」，可是這篇文章很龐大，所以我把寫這篇文章的任務獨立出來變成一個新的工作清單，在「電腦必備免費軟體介紹」這個清單底下我就列舉出完成這篇文章所需要的動作，這樣我就可以依此來組織管理並完成我的工作了。 我要強調的其實還是「清單管理是很彈性的」，不要被自己的分類侷限，面對理不清頭緒的工作時，就用新的清單來列舉工作項目，幫助你記憶、組織和循序完成。
你可以點選RTM最右上方的「地點」，進入地點頁面進行設定。例如你有的工作可能是在公司完成，有的工作需要在家裡進行，有的工作則要在其他特殊地點操作，那麼你可以「事先」到地點的地圖頁面去新增這些位置，按下「加入地點」，然後在地圖畫面中用滑鼠游標點選你想要新增的地理位置，接著輸入地點名稱。 完成上面這個動作後，以後你在新增工作項目時，就可以設定該工作的相應地點了。 反過來說，你也可以來到這個地圖頁面，查看在哪些地方你還有哪些工作需要完成。
另外你可以在一般的工作清單頁面右下方，看到你目前的各種「標籤」和「地點」，點擊某個關鍵字連結，你就可以立刻看到屬於這個標籤或地點的所有工作，例如點擊「家裡」，就可以立刻看到要在家中完成的工作清單。 所以說雖然平常新增待辦事項時不一定要輸入標籤或地點，但是如果有設定好的話，就可以方便你自己以後的查詢工作。
如果有時候你發現自己標籤下得很混亂，你可以到「設定」裡的〔標籤〕分頁做管理。這邊你需要了解的就是：基本的工作分類是「清單」，而「標籤」提供的是對工作的一種彈性的定義，方便你找出不同清單間工作項目的可能關連性。
經過前面的介紹，大家應該了解Remember The Milk如何解決「把你的下一步動作加入清單」這個需求，基本上就是透過新增待辦事項、利用清單組織不同任務、利用標籤與地點做分類查詢。那麼接下來我要介紹的是一個比較進階，但是應該每個人都用得到的功能：「設定智慧清單」。 什麼是「智慧清單」呢？其實應該說是「自動化清單」更準確，你可以透過設定一些特殊的搜索條件，然後利用搜尋功能把一些特定條件的工作歸類到清單中；你可以在右上方找到搜尋列，並看到「顯示搜尋選項」，點擊打開進階頁面，就可以看到各種不同搜索條件的設定選項，依據你的需求設定後按下〔搜尋工作〕，接著你就可以看到多出了一個搜尋結果分頁。 我會建議利用「優先權等級1」的檢索條件來過濾出「最重要的事」；利用於「到期日在」輸入「ToDay」來過濾「今天的行動」；利用於「到期日在」輸入「Tomorrow」來過濾「明天的行動」；然後也可以利用標籤或地點來過濾特殊條件的工作。
你在搜尋結果分頁右方的詳細資料欄位切換到〔儲存〕分頁，接著填入你想要的分頁名稱並按下〔儲存〕。這樣就完成一個智慧清單的設定囉！ 不管是搜尋結果，或者直接點選標籤、地點關鍵字過濾分頁，都可以利用這個方式儲存起來。
這種你自己透過條件過濾而製作的智慧清單，會顯示成藍色，方便你辨認。而透過這種智慧清單，例如你在想今天應該做什麼事情呢？這時候就可以直接點選以「今天」為條件來過濾的智慧清單。或者你待在家裡時在想說有沒有我現在應該做的事情呢？這時候你就可以直接點選以「家裡」地點為條件過濾的智慧清單。 善用智慧清單功能，可以幫你彈性的管理、閱覽你的工作項目。
上面四大操作介紹，基本上掌握住以後，對於新手來說應該已經可以好好的利用Remember The Milk了！那麼接下來我簡單說明一下後台設定中一些可能需要注意的部份。 設定的〔一般〕分頁裡，你可以設定自己的語言、國家和時區，做好正確的設定，你的工作時程也才能準確。
而設定的〔小秘書〕分頁裡，你可以設定傳送工作提醒的方式，例如是工作日當天提醒一整天的工作，或者是工作到期前就做提醒，你也可以設定用Email或即時通等方式來做提醒。
使用「待辦事項清單」，是可以很好的管理自己工作的一種方法，它和行事曆有點不同，它不是要你幫每一件工作安排好詳細時間，而只是要你「把下一步行動記入清單」即可，當你把工作排列上清單，你只要依序完成，或者隨時檢閱自己的工作清單來「找事做」，讓工作不會遺漏，也讓工作可以更有組織。 而你當然可以利用各種不同的工具來做你自己的待辦事項清單，「Remember The Milk」只是這些工具的選擇之一，其它例如像「Rainlendar」、「Gmail工作表」，或者你的手寫筆記本，一樣都可以完成類似的工作。而我這篇推薦「RTM」，除了我自己目前使用它，也因為它確實有不少優點。 不過因為篇幅的關係，我這一篇著重於Remember The Milk的基本使用觀念、基礎技巧心得。至於RTM其它很強大的地方，例如手機、iGoogle、Gmail、Google日曆同步使用！或者像一個工作團隊如何共用RTM的工作清單！這些好用的功能，就只好留待以後的文章再慢慢跟讀者們分享了！也歡迎讀者們來回饋意見喔！  |
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